Gestione delle informazioni vs gestione delle conoscenze

In un’epoca in cui il panorama digitale è ricco di grandi quantità di dati, la comprensione delle sfumature tra gestione della conoscenza e gestione delle informazioni è emersa come una pietra miliare per molte aziende. Il processo di gestione efficace delle informazioni non riguarda solo la raccolta e la categorizzazione dei dati, ma anche la garanzia che le persone giuste accedano a queste informazioni al momento giusto. Faremo luce su questi termini spesso scambiati, guidando le aziende nel labirinto dei dati, delle informazioni e della creazione di conoscenza.

Why is information management important for your business?

Il dinamico mondo degli affari di oggi si basa molto sul flusso continuo e sull’accessibilità delle informazioni. Un’adeguata organizzazione e accessibilità delle informazioni garantisce la massimizzazione degli investimenti in tecnologia, trasformando ogni sforzo tecnologico in una risorsa che porta a risultati misurabili. L’integrazione di un solido processo di gestione delle informazioni è fondamentale per favorire un’esperienza positiva dei dipendenti.

Inoltre, una gestione razionale delle informazioni aumenta le prestazioni organizzative complessive. Fornisce chiarezza, riduce la ridondanza e migliora l’efficienza, favorendo così un ambiente favorevole all’innovazione. Questo non solo offre vantaggi significativi alle organizzazioni, ma plasma anche la cultura aziendale, promuovendo la collaborazione e la comunicazione aperta.

Una gestione efficace delle informazioni è molto più che una semplice organizzazione dei dati. Si tratta di trasformare quei dati in un vantaggio strategico, che consenta alle aziende di ottimizzare le proprie attività e di rimanere all’avanguardia in un panorama aziendale in continua evoluzione.

Cos’è la gestione delle conoscenze?

La conoscenza è un passo avanti rispetto ai semplici dati e alle informazioni. Prendendo spunto dall’analogia scolastica, mentre i dati e le informazioni potrebbero essere i punteggi degli esami che potrebbero fornire una prospettiva cumulativa come la media della classe, la conoscenza sarebbe la saggezza a cui gli educatori attingono. Questa saggezza, nata dalla sintesi di dati ed esperienze individuali, potrebbe aiutare gli educatori ad adattare i metodi di insegnamento per ottenere risultati migliori.

Consideriamo la knowledge base di un’azienda, uno strumento che consolida le informazioni relative alle domande frequenti dei clienti. Man mano che questo strumento matura e assimila le intuizioni degli esperti, si evolve da semplice archivio a risorsa critica. I clienti possono ora attingere a questo serbatoio per trovare soluzioni rapide e precise, migliorando la loro esperienza complessiva.

Perché la gestione delle conoscenze è importante per la tua azienda?

Nel panorama aziendale, la conoscenza rappresenta una pietra miliare per la crescita e l’agilità delle organizzazioni. La disponibilità e l’accesso alla conoscenza svolgono un ruolo centrale nel guidare questa crescita. Il processo di gestione delle conoscenze non si limita a raccogliere le competenze, ma le sfrutta strategicamente per promuovere l’innovazione e migliorare l’efficienza operativa. Assicurando un libero flusso di informazioni, le aziende possono evitare le insidie della ridondanza e garantire che le intuizioni non rimangano intrappolate in reparti o individui isolati.

La democratizzazione della conoscenza, ottenuta grazie a un’efficace strategia di gestione dellae conoscenze, alimenta una cultura di apprendimento continuo. Poiché i dipendenti possono accedere e contribuire alla saggezza collettiva dell’azienda, l’adattabilità e la disponibilità ad affrontare le sfide aumentano sensibilmente. Questa fluidità nella condivisione delle informazioni porta a una semplificazione delle operazioni, riducendo al minimo i compiti ripetitivi e ottimizzando l’utilizzo delle risorse.

Una solida struttura di gestione delle conoscenze fornisce alle aziende gli strumenti per prendere decisioni rapide e informate, conferendo così un vantaggio competitivo. Trasformando i dati grezzi in informazioni utili, le aziende si trovano in una posizione migliore per affrontare le complessità del mercato contemporaneo e prosperare in mezzo ai cambiamenti.

Quali sono le differenze principali tra la gestione delle conoscenze e la gestione delle informazioni?

Sia la gestione delle conoscenze (KM) che la gestione delle informazioni (IM) sono fondamentali per le organizzazioni, ma non sono sinonimi. Vediamo le principali distinzioni:

Natura

• IM: Comporta la categorizzazione, l’archiviazione e la diffusione di dati organizzati. Si tratta di presentare i fatti in modo sistematico.

• KM: Va oltre i fatti, sintetizzando le informazioni con l’esperienza e il contesto. Si tratta di comprendere e applicare le conoscenze.

Trasferibilità

• IM: Data la sua natura strutturata, le informazioni possono essere facilmente trasferite su altri supporti.

• KM: Le conoscenze, soprattutto quelle tacite (intuitive), non sono semplici da trasferire o codificare.

Storage

• IM: Dà priorità all’archiviazione digitale organizzata, garantendo un facile recupero.

• KM: Mira a catturare sia la conoscenza esplicita (codificata) che quella implicita, sfruttando i software di gestione delle conoscenze e le iniziative incentrate sull’uomo.

Scopo

IM: si concentra sulla chiarezza e sull’organizzazione dei dati.
KM: mira a ricavare dai dati intuizioni attuabili e comprensione strategica.

Lifecycle

• IM: Segue un percorso lineare: raccogliere, immagazzinare, recuperare.

• KM: È iterativo, in continua evoluzione con nuove informazioni ed esperienze.

È iterativo, in continua evoluzione con nuove informazioni ed esperienze.

In che modo la gestione delle conoscenze migliora ed espande la gestione delle informazioni?

La gestione delle conoscenze non consiste solo nell’accumulare dati, ma è un processo dinamico di miglioramento e perfezionamento. Le aziende potrebbero iniziare raccogliendo dati di base, come una sezione iniziale di FAQ. Ma man mano che incorporano feedback e competenze, questa sezione diventa più completa e approfondita. Nel corso del tempo, essa rappresenta una testimonianza dell’impegno dell’azienda nei confronti dei clienti, diventando per loro una risorsa primaria per trovare soluzioni accurate ed efficienti.

Piattaforme come LiveAgent sono all’avanguardia in questa trasformazione, fornendo alle aziende gli strumenti per passare senza problemi dalla gestione delle informazioni alla gestione delle conoscenze. Grazie a questi strumenti avanzati, le aziende possono sfruttare in modo più efficace i propri dati, trasformandoli in informazioni utili per i clienti.

Vantaggi della gestione delle conoscenze e delle informazioni

A seguito di questi vantaggi, è fondamentale che le aziende adottino strategie e pratiche pertinenti. La spina dorsale di una gestione efficace delle conoscenze e delle informazioni è l’integrazione di sistemi di gestione dei documenti e di altre tecnologie. Un Knowledge Management System (KMS) è uno di questi strumenti essenziali. Si tratta di un sistema tecnologico che cattura, archivia e recupera le conoscenze tacite ed esplicite. Un KMS non solo fornisce un repository centralizzato per le informazioni, ma offre anche funzionalità come la ricerca, la categorizzazione e la collaborazione, assicurando che la conoscenza non sia solo archiviata, ma anche efficacemente utilizzata.

Esempi reali di implementazioni della gestione delle informazioni e delle conoscenze

Il potere di trasformazione di un’efficace gestione delle informazioni e delle conoscenze è evidente in numerose aziende di tutto il mondo. Ecco alcuni casi emblematici in cui le aziende hanno integrato perfettamente questi sistemi per catalizzare la loro crescita e mantenere un vantaggio competitivo.

Il sistema di “Supporto Incentrato sulla Conoscenza” di IBM

IBM, un pioniere dell’industria tecnologica, ha lanciato un sistema di “Knowledge-Centered Support”. Questa iniziativa mirava a creare, mantenere e sfruttare le conoscenze preziose come parte del processo di assistenza. I dipendenti sono stati incoraggiati a documentare le soluzioni ai problemi più comuni. Questa libreria di soluzioni è stata poi resa accessibile a tutta l’organizzazione. Il risultato? Tempi più rapidi di risoluzione dei problemi, costi di assistenza ridotti al minimo e un miglioramento generale della soddisfazione dei clienti.

La “produzione snella” di Toyota

Il famoso sistema di produzione della Toyota è una masterclass nella gestione delle informazioni. Il loro approccio alla produzione “Just-In-Time” richiede dati precisi sui livelli di inventario, sulla velocità di produzione e sulla domanda dei consumatori. Grazie a processi di gestione delle informazioni meticolosi, Toyota garantisce sprechi minimi, un flusso continuo di pezzi e l’efficienza della produzione. Questo approccio si è rivelato così efficace da essere adottato da settori ben diversi da quello automobilistico.

Il “Peer Assist” di British Petroleum

British Petroleum (BP), una delle più grandi compagnie petrolifere del mondo, ha affrontato una sfida comune a molti grandi conglomerati: i silos di conoscenza. Per affrontare questo problema, BP ha lanciato “Peer Assist”, un’iniziativa di condivisione delle conoscenze. Prima di intraprendere un nuovo progetto, i team organizzavano incontri con esperti e colleghi che avevano già intrapreso attività simili. Questa sessione di condivisione delle conoscenze ha permesso ai team di acquisire conoscenze organizzative, evitare gli errori del passato e innovare più rapidamente. Il “Peer Assist” di BP è diventato un ottimo esempio di gestione delle conoscenze, migliorando in modo significativo i risultati del progetto.

Servizi di Gestione delle Informazioni e Analytics HP di Hewlett-Packard (HP)

HP ha implementato con successo un sistema di gestione delle informazioni chiamato “HP Information Management and Analytics services”. Questo sistema ha aiutato a categorizzare, archiviare e recuperare dati critici sui prodotti, in particolare sui microprocessori. Con un hub centralizzato di informazioni curate, i team di sviluppo prodotto potevano accedere facilmente ai dati rilevanti, accelerando in modo significativo il processo di ricerca e sviluppo.

Quale è la differenza tra IMS e KMS?

Un sistema di gestione delle informazioni (IMS) si occupa prevalentemente della gestione, dell’archiviazione e del recupero preciso di dati e informazioni strutturate. Il suo obiettivo principale è garantire che le informazioni giuste siano disponibili per le persone giuste al momento giusto. Si tratta di snellire i processi dei dati, garantire coerenza e accuratezza e aderire agli standard normativi. Un sistema di questo tipo è essenziale in un mondo in cui vengono create grandi quantità di dati ogni secondo, rendendo difficile il vaglio e la ricerca di informazioni rilevanti.

D’altra parte, un sistema di gestione della conoscenza (KMS) va più in profondità. È progettato per gestire sia la conoscenza esplicita (processi documentati, linee guida, ecc.) sia la conoscenza tacita (esperienze personali, intuizioni e conoscenze dei dipendenti). Un KMS incoraggia una cultura di condivisione, collaborazione e apprendimento continuo all’interno delle organizzazioni. Catturando e rendendo accessibile questa conoscenza, le organizzazioni possono attingere alla loro intelligenza collettiva, favorendo l’innovazione e la risoluzione dei problemi.

Strumenti moderni come LiveAgent fondono questi due sistemi distinti. Integrando le funzionalità incentrate sui dati di un IMS con gli aspetti più ampi e incentrati sulla conoscenza di un KMS, LiveAgent presenta un approccio olistico. Fornisce alle aziende una piattaforma unificata per gestire i dati, trarre spunti di riflessione e garantire ai dipendenti l’accesso alla saggezza e all’esperienza collettiva dell’organizzazione. In sostanza, strumenti come questi stanno plasmando il futuro della gestione delle informazioni e della conoscenza, offrendo una soluzione completa e integrata. Puoi sperimentarlo tu stesso con la prova gratuita di 30 giorni di LiveAgent.