Software gratuito per call center

Che cos’è e come può beneficiarne la tua azienda?

Molti clienti preferiscono ancora chiamare i rappresentanti dell’assistenza clienti quando hanno bisogno di risolvere rapidamente i loro problemi. Pertanto, se vuoi fornire un servizio clienti eccellente ai tuoi clienti, la creazione di un call center virtuale è un ottimo modo per iniziare.

Creare e gestire il proprio hub di contatto è più facile di quanto si pensi. Basta farsi aiutare da alcuni dei migliori strumenti per call center presenti sul mercato. L’uso dei migliori software per call center può aiutarti a semplificare le operazioni e a eliminare definitivamente il caos dalle tue attività di assistenza telefonica.  Un software di registrazione delle chiamate gratuito per il tuo help desk potrebbe essere un po’ più difficile da trovare. Tuttavia, ne vale sicuramente la pena se riesci a trovarne uno che soddisfi le tue esigenze aziendali. 

Vediamo ora perché è importante utilizzare un software per le chiamate telefoniche. Inoltre, come è possibile sfruttarlo al meglio, indipendentemente dalla scelta di un sistema di chiamata automatica a pagamento o gratuito. 

Software per il call center – Cos’è? 

Un tempo solo le grandi aziende potevano permettersi di avere un proprio call center. Tuttavia, con l’avvento delle soluzioni basate sul cloud e dei sistemi di chiamata automatizzati, non è più così.  Grazie al software di chiamata, è possibile creare il proprio call center virtuale. Senza installazioni complicate, hardware o necessità di spazio di archiviazione locale. Come è possibile? 

In sostanza, il software per call center è una soluzione dedicata che consente agli agenti di effettuare e ricevere chiamate, nonché di accedere alle informazioni necessarie. Ad esempio, la cronologia delle chiamate per migliorare l’esperienza complessiva del cliente. In genere si tratta di uno strumento basato su cloud che si integra con i telefoni esistenti e con altre applicazioni (CRM, ticketing). Queste sono fondamentali per le operazioni quotidiane dell’azienda.

L’uso più diffuso dei sistemi di call center è quello di offrire assistenza. Tuttavia, non è l’unica ragione per implementare queste soluzioni.  Se i tuoi agenti devono occuparsi di molte conversazioni telefoniche, hanno bisogno di un sistema potente che li assista. È qui che un software per call center di alto livello si rivela utile. Permette al team di organizzare e gestire tutti gli aspetti delle interazioni telefoniche in entrata e in uscita. 

Utilizzando questo tipo di software, i tuoi agenti possono memorizzare i dettagli importanti, le informazioni di contatto e la storia dei clienti in un unico posto, e anche fare un buon uso dei dati disponibili. I vantaggi dell’utilizzo di questo tipo di soluzione saranno illustrati più avanti, ma per ora concentriamoci sul funzionamento di un software per call center.

Come funziona il software per call center?

Come già detto, il software per call center, gratuito o a pagamento, è una parte importante di qualsiasi hub di contatto. In molti casi, fornisce semplicemente un’integrazione con un provider VoIP: una soluzione potente che utilizza Internet (invece di una connessione fissa) per effettuare e ricevere chiamate. 

Per funzionare correttamente, un sistema VoIP deve essere in grado di sfruttare una centrale telefonica privata virtuale (PBX). Questo funziona come una stazione di commutazione per i sistemi telefonici e consente di instradare le chiamate tra gli utenti o all’esterno dell’organizzazione. In breve, i fornitori di software possono facilmente configurarlo, in cambio di un canone mensile. 

All’inizio può non sembrare, ma un software di questo tipo è essenziale se si dispone di un team di assistenza clienti numeroso e se si gestiscono molte chiamate su base giornaliera. Pertanto, è necessario esaminare con precisione quali sono i servizi e le funzionalità incluse nel sistema di call center che si sta prendendo in considerazione, soprattutto se si opta per un software di chiamata automatica gratuito. 

Nella maggior parte dei casi, quando si implementa uno strumento per call center, tutto ciò che si deve fare è scegliere un provider VoIP, collegare i dispositivi degli agenti e iniziare a rispondere alle chiamate. È così semplice. 

Tuttavia, è ancora necessario scegliere tra un semplice strumento di call center che può essere integrato con altre soluzioni o una soluzione di assistenza omnichannel con funzionalità di call center. Per capire la differenza, diamo un’occhiata ad alcuni tipi di software per le chiamate, sia gratuiti che a pagamento.  

Tipi di soluzioni di call center

Non dovrebbe sorprendere che esistano diversi tipi di soluzioni per call center disponibili sul mercato. 

Innanzitutto, dobbiamo riconoscere la differenza tra call center on-premise e sistemi virtuali. Come suggerisce il nome, tutto ciò che è presente in un call center on-premise si trova “in loco”: software, hardware, server e persino il team di assistenza clienti. I call center virtuali, invece, sfruttano il VoIP e le soluzioni basate sul cloud per permetterti di gestire il tuo call center letteralmente da qualsiasi parte del mondo. 

Oggi i call center sono spesso classificati come: 

• I call center inbound sono progettati per ricevere le chiamate in entrata.
• I call center outbound si concentrano sulle chiamate in uscita. Di solito, gli agenti lavorano con un elenco di contatti di clienti esistenti e/o potenziali che chiamano.
• Centri di contatto multicanale che coprono più canali. Questi centri utilizzano ancora le telefonate come uno dei loro canali di comunicazione, che fanno parte di un insieme più ampio di strumenti di comunicazione.
• I contact center omnichannel portano l’assistenza multicanale a un livello superiore. Offrono una strategia di assistenza clienti unificata su tutti i canali, di solito grazie a un unico strumento in grado di riunire tutte le comunicazioni sotto un unico tetto. 

Infine, esiste anche una distinzione tra software di chiamata a pagamento e software gratuito.

 

Call center gratuiti e a pagamento – le differenze 

Non tutti gli strumenti per call center hanno le stesse funzionalità. Inoltre, i fornitori di software hanno anche diverse opzioni di prezzo, tra cui piani software per call center gratuiti, a seconda delle esigenze. È importante rendersi conto che le diverse soluzioni hanno funzionalità e limitazioni diverse e che spetta a te scegliere il software di chiamata migliore per le tue esigenze. Per fare una scelta informata, si consiglia di ricercare prima tutte le opzioni disponibili.

Con i sistemi di call center gratuiti, è comunque possibile comporre e rispondere facilmente a tutte le chiamate, comprese quelle interne tra agenti.

 

Altre funzionalità, come la registrazione e l’instradamento delle chiamate, variano o sono soggette a limitazioni. Ad esempio, un software gratuito di registrazione delle chiamate per il tuo helpdesk può aiutarti a memorizzare le informazioni sui tuoi chiamanti. Tuttavia, è possibile che la cronologia di ricerca dei ticket sia limitata o che il numero di numeri di telefono utilizzabili all’interno del software sia limitato. Se sei interessato a utilizzare funzionalità più avanzate o a non avere limiti, dovresti invece considerare i piani a pagamento. 

A differenza dei software gratuiti per le chiamate automatiche, i sistemi a pagamento sono più adatti alle grandi aziende che gestiscono molte chiamate e si sforzano di offrire un’eccellente assistenza ai clienti sia al telefono che su altri canali. Esiste una varietà di soluzioni tra cui scegliere e non sono necessariamente tutte particolarmente costose. È sufficiente considerare tutte le tue esigenze, provare almeno un paio di strumenti diversi con periodi di prova gratuiti e prendere in considerazione tutti i pro e i contro che riesci a individuare. 

La flessibilità nel soddisfare le esigenze aziendali rende Live Agent il software gratuito per call center preferito da piccole imprese, imprenditori individuali e start-up.

Vantaggi dell’utilizzo di strumenti gratuiti per call center

Non preoccuparti se il tuo budget non copre il costo dell’utilizzo del miglior software per call center. I migliori strumenti per call center hanno forme e dimensioni diverse. È comunque possibile fare molto con un software di registrazione delle chiamate gratuito per l’helpdesk. Quali sono i vantaggi dell’utilizzo di un software gratuito per call center?

Miglioramento della produttività

Gli agenti possono assistere i chiamanti in modo più accurato ed efficace se possono rispondere alle chiamate e avere accesso ai dati importanti dei clienti in un unico posto.

Più trasparenza

Quando chiamano un’azienda, molti clienti si aspettano che gli agenti sappiano chi sono e come hanno interagito in precedenza con il team di assistenza. Un software di registrazione delle chiamate per l’helpdesk può facilitare il controllo dei dati storici da parte di tutto il team con pochi clic.

Aumento della soddisfazione dei clienti

In sostanza, più gli agenti sanno di ogni chiamante, meglio possono assisterlo. Ciò contribuisce a creare relazioni e a fidelizzare i clienti, migliorando le entrate nel lungo periodo. 

Avere a disposizione una varietà di potenti funzionalità

Anche se il software gratuito per call center presenta alcune limitazioni, ci sono ancora molte funzionalità che si possono sfruttare. Ad esempio, la registrazione delle chiamate per scopi formativi e legali.

Costi ridotti

Ammettiamolo. Quando si parla di sistemi di call center gratuiti, il costo (o la sua mancanza) è uno dei maggiori vantaggi. La possibilità di mantenere il call center ben organizzato e di accedere a tutte le funzionalità del sistema a costo zero è sicuramente un vantaggio.

Facile da implementare

È possibile configurare un software di chiamata gratuito in pochi clic e iniziare a ricevere chiamate quasi istantaneamente. 

Lavoro a distanza

Con le soluzioni di call center virtuale, i tuoi agenti possono essere dislocati ovunque. Finché tutti sono connessi a Internet, il tuo team può facilmente rispondere ed effettuare chiamate da qualsiasi dispositivo e da qualsiasi luogo.

Scalabilità

Anche gli strumenti di call center gratuiti possono scalare con la tua azienda. Se e quando avrai bisogno di aggiungere altri agenti, numeri di telefono o funzionalità, potrai aggiornare la tua soluzione con un piano a pagamento.

Le migliori pratiche per il software dei call center 

Non fraintendermi: per ottenere il massimo da un software di registrazione di call center per helpdesk non basta scegliere quello giusto. Ci sono altre cose da fare per ottenere il massimo dallo strumento, che si tratti di un software per call center a pagamento o gratuito. 

• Sfruttare l’integrazione del software. Non è un segreto che i call center utilizzino strumenti integrati basati su cloud per gestire e sincronizzare i dati dei clienti. Infatti, affidarsi a sistemi integrati elimina la possibilità di perdere informazioni importanti o di commettere errori quando si inseriscono manualmente i dati in diversi sistemi contemporaneamente. 
• Prendi in considerazione la preparazione di script per call center. Gli script pertinenti possono aiutare i vostri agenti a diventare più sicuri al telefono, soprattutto se hanno appena iniziato a lavorare in un call center. Assicurati di aggiornare i tuoi script di tanto in tanto, per restare al passo con i tempi e per mantenere le cose fresche. 
• Stabilisci degli obiettivi specifici per gli agenti del tuo call center. Con il giusto sistema di call center, puoi monitorare facilmente le prestazioni dei tuoi agenti. La definizione di obiettivi per tutti non solo può rafforzare lo spirito del team, ma può anche incoraggiare gli agenti a ritenersi reciprocamente responsabili dei loro risultati.
• Cerca di ridurre i tempi di attesa. Al giorno d’oggi, i clienti tendono a essere impazienti e non sono disposti ad aspettare per ricevere assistenza quando contattano gli agenti dell’assistenza clienti. Assicurati di avere un numero sufficiente di membri del team per coprire la domanda dei clienti. 
• Sfrutta i dati dei clienti. Offri dei saluti personalizzati e un’assistenza rapida ti dà la possibilità di conquistare il cuore di un chiamante. Il software per call center può facilmente fornirti informazioni rilevanti sui tuoi interlocutori, soprattutto se hanno già avuto a che fare con la tua azienda. 

Software per call center gratuito o a pagamento – qual è la scelta migliore?

Quando stai decidendo se investire in sistemi di chiamata automatica a pagamento o gratuiti, devi prendere in considerazione le tue attuali esigenze aziendali, i piani per il futuro e tutte le opzioni disponibili.

Poniti le seguenti domande:

• Come gestisci le chiamate al momento?
• Vuoi creare un call center nuovo di zecca o passare a un altro fornitore di software per contact center?
• Quanti clienti gestisci?
• Cosa ti aspetti dal cruscotto del software per call center?

• Hai intenzione di gestire un grande servizio di chiamate a freddo?

• Quanti agenti del call center hai? 
• Quanti numeri di telefono vuoi utilizzare?

• Quali sono le funzionalità del call center che ti interessano di più?

• Quali metriche del call center vuoi monitorare?

Rispondendo a queste domande, potrai ottenere una buona comprensione delle tue esigenze e fare un passo avanti verso la scelta giusta per la tua azienda. 

Non preoccuparti se non puoi ancora permetterti il software per call center più quotato. Non c’è nulla di male a scegliere prima un software per call center gratuito. Esistono molti fornitori di servizi affidabili. In effetti, molte aziende optano per soluzioni gratuite, soprattutto se sono agli inizi o se non hanno il budget per soluzioni avanzate. L’uso di un software di registrazione delle chiamate gratuito per un helpdesk è un buon modo per mettere alla prova un particolare strumento per call center e vedere se è adatto alla tua azienda. Dopotutto, si può aggiornare in qualsiasi momento se le esigenze aziendali cambiano. 

In breve, ti consigliamo di riflettere sulle tue esigenze, di restringere il campo di scelta e di testare almeno un paio di strumenti gratuiti per call center per capire cosa funziona meglio per la tua azienda. Una volta fatto tutto questo, sarai in grado di decidere se investire in una versione a pagamento o se rimanere sugli strumenti gratuiti, come LiveAgent.

Scoprilo da solo