Una lista di controllo dei requisiti del call center aiuta a creare e gestire un call center efficace, coprendo software, connessione Internet, attrezzature, personale, formazione e monitoraggio delle prestazioni. Essenziale per startup e multinazionali.
Un call center di successo si basa su molti fattori, ma sai in che modo assicurarti di averli tutti? Questa lista di controllo tratterà alcuni dei punti più importanti da considerare quando si crea il proprio call center. Ti daremo anche una lista di controllo dei requisiti che dovrebbero essere inclusi per assicurarti il successo.
Assicurarsi di essere preparati è semplice. Avere ciò di cui hai bisogno in anticipo ti permetterà di gestire la tua azienda senza problemi e in modo efficiente, senza dover affrontare inutili intoppi o problemi lungo la strada.
Puoi anche usarla come una lista di elementi necessari per avviare o espandere il call center. Se usi una lista di controllo dei requisiti del call center, non dovrai ripetere gli stessi processi due volte, poiché avrai già affrontato tutti gli aspetti più importanti.
Può essere difficile per un’azienda prendere subito in mano la situazione. Ci sono così tanti aspetti da considerare e tenere a mente prima di iniziare (dall’assunzione di dipendenti, all’affitto degli spazi, perfino l’acquisto di attrezzature per ufficio).
Usare la lista di controllo ti aiuterà a tracciare non solo quanto denaro viene speso, ma l’efficienza complessiva del tuo call center.
Una lista di controllo come questa può essere usata da chiunque stia lavorando, creando o espandendo un call center. Avere tutti i requisiti necessari in un unico posto ti aiuterà a rendere il lavoro di tutti più semplice ed eliminare qualsiasi stress inutile.
Questa lista di controllo può essere usata da qualsiasi tipo di azienda, da una piccola startup a una multinazionale. Vuoi sapere come funziona? Diciamo che vuoi creare il tuo call center ma non sei sicuro di cosa ti serve per iniziare e come gestirlo correttamente. Potresti finire per spendere soldi in cose inutili. Inoltre, potrebbe esserci un ritardo nel lancio perché ti manca un pezzo importante del puzzle.
Ora, se decidi di usare questa lista di controllo dei requisiti del call center come guida, sarai in grado di impostare il tuo call center senza problemi e risparmiare sia tempo che denaro nel processo.
Sei già convinto? Cominciamo!
La prima cosa di cui devi occuparti è il software per call center e il provider VoIP. Devi assicurarti che l’azienda con cui lavorerai sia in grado di fornirti tutto ciò di cui hai bisogno per avere un call center di successo.
Sono loro che ti forniranno tutti gli altri elementi della tua lista di controllo. È fondamentale assicurarsi che siano in grado di fornire tutto ciò che serve.
Alcuni degli aspetti da ricercare in una soluzione software per call center sono:
Chiedi dei referral, confronta diversi fornitori e fai delle ricerche prima di decidere (questo vale per qualsiasi tipo di contact center che sceglierai). In questo modo eviterai spiacevoli sorprese in futuro.
La qualità della connessione a Internet è estremamente importante per un call center. È necessario assicurarsi di disporre di una larghezza di banda sufficiente a supportare il numero di chiamate in entrata e in uscita.
La velocità è fondamentale per consentire agli agenti di lavorare senza problemi e senza interruzioni. Nel 2023, tutto è online. Internet contribuisce a molti componenti per il successo del call center.
Il tuo call center dovrebbe avere:
Più è veloce, meglio è. Cerca un provider che offra Internet ad alta velocità con trasferimento dati illimitato (o che ci si avvicini il più possibile). Testa la connessione in diversi momenti della giornata per avere un’idea più precisa delle sue prestazioni.
Se stai creando un call center remoto, verifica che tutti i tuoi agenti abbiano un accesso affidabile a Internet.
Il prossimo punto dell’elenco è l’attrezzatura necessaria. Si tratta di articoli come cuffie, computer e software.
Disporre di un’attrezzatura adeguata non solo semplifica il lavoro dei tuoi agenti, ma contribuisce anche a eliminare lo stress inutile. Inoltre, garantirà che i tuoi agenti siano pronti ad affrontare il carico di lavoro che hai previsto per loro.
Ogni azienda ha esigenze diverse, quindi prima di scegliere una soluzione è bene considerare ciò di cui si ha bisogno. Ciò dipende dal tipo di call center che si decide di creare.
Ad esempio, se utilizzi una soluzione basata sul cloud, non avrai bisogno di tanto hardware. Il provider si occuperà di tutto. Tuttavia, se stai creando un call center tradizionale, dovrai fornire ai tuoi agenti gli strumenti adeguati.
Al momento di scegliere l’attrezzatura, tieni presente i seguenti fattori:
Il tuo call center deve essere in grado di gestire qualsiasi cambiamento futuro. Ecco perché fin dall’inizio dovrete occuparti di due aspetti fondamentali: la flessibilità e la scalabilità del tuo call center.
Non si può mai sapere quando la propria azienda avrà bisogno di un cambiamento. Il tuo call center deve essere in grado di adattarsi a qualsiasi modifica senza dover sacrificare la qualità del servizio clienti.
La flessibilità e la scalabilità sono importanti perché consentono al call center di crescere insieme all’azienda. Man mano che la tua azienda si espande, anche il tuo call center si espande. In questo modo, potrai assicurarti di avere sempre le risorse necessarie per soddisfare le richieste dei tuoi clienti.
La verità è che la maggior parte dipende dal fornitore scelto. Tuttavia, ci sono alcune cose che puoi fare per aumentare la flessibilità e la scalabilità del tuo call center.
Innanzitutto, assicurati di avere una chiara comprensione dei tuoi obiettivi a lungo termine per aiutarti a scegliere la soluzione giusta per te. In secondo luogo, sii pronto ad adattarti rapidamente quando necessario. In terzo luogo, scegli un fornitore che ti offra l’opportunità di crescere insieme alla tua azienda.
Per fornire un servizio di alta qualità, il tuo call center deve disporre della tecnologia più avanzata. Oltre a renderlo più efficiente, questo ti permetterà di raggiungere un pubblico più vasto e di gestire un maggior numero di lavori.
Le attrezzature giuste facilitano il lavoro dei tuoi agenti. Una delle cose più importanti che la tecnologia può offrire è la flessibilità, che consente di entrare in contatto con un maggior numero di clienti e di fornire un servizio migliore.
Quando scegli la tecnologia giusta per il tuo call center, assicurati di tenere presente il tipo di lavoro che svolgeranno i tuoi agenti. Ad esempio, se effettueranno molte chiamate in uscita, dovrai fornirgli una tecnologia moderna e sistemi VoIP.
Se i tuoi agenti gestiranno molte chiamate in entrata, dovrai dotarli di un sistema di risposta vocale interattiva (IVR). In questo modo, potrai automatizzare il processo e renderlo più facile da usare per i tuoi clienti.
Il CRM è un componente fondamentale di ogni call center. Tracciando tutte le interazioni tra i tuoi agenti e i clienti, potrai ottenere preziose informazioni sul loro comportamento.
Senza un sistema CRM, i tuoi agenti non saranno in grado di ottenere informazioni sufficienti sui clienti. Ciò significa che i tuoi dipendenti dovranno affidarsi alla memoria e alle congetture quando parleranno con i clienti.
Il primo passo è scegliere un fornitore che offra un software di gestione delle relazioni con i clienti (CRM) come parte della soluzione complessiva. Il secondo aspetto da considerare nella scelta di un sistema CRM sono le vostre esigenze e preferenze.
Se hai già un CRM che funziona per te, potrebbe essere meglio rimanere con quello. Potrebbe essere più conveniente che cambiare e integrarlo con il tuo fornitore di call center. Quando scegli un sistema CRM per il tuo call center, tieni presente quanto segue:
Quando si sceglie un sistema CRM, è importante assicurarsi che abbia tutte le funzionalità necessarie per gestire efficacemente le relazioni con i clienti. In caso contrario, dovrai trovare un altro fornitore o investire in un software aggiuntivo che possa colmare le lacune.
Quali tipi di CRM si possono scegliere?
In qualità di call center, dovresti porre ancora più enfasi del solito sul miglioramento dell’esperienza del cliente, implementando funzionalità di chiamata avanzate.
Le funzionalità di chiamata estese sono importanti perché possono aiutarti a far funzionare il tuo call center in modo più efficiente. Inoltre, possono offrire una migliore esperienza ai clienti, facilitando il contatto con i clienti e la gestione delle loro richieste da parte degli agenti.
Se non conosci le funzionalità, puoi imparare a conoscerle leggendo la documentazione fornita con il tuo software per call center o parlando con un rappresentante del tuo fornitore.
Una volta apprese le funzionalità, dovrai assicurarti che anche i tuoi agenti le conoscano. A tale scopo, puoi inviare loro un documento informativo o programmare una sessione di formazione di persona.
Un software per call center facile da usare e da imparare aiuterà i tuoi agenti a iniziare più velocemente e a utilizzare le funzionalità in modo più efficace.
Suggerimento: se stai cercando un software per call center che abbia tutto, LiveAgent ce l’ha. Inoltre, offre una qualità cristallina e una gamma completa di altre funzionalità, ed è completamente gratuito da provare.
Nel 2023, il call center dovrà essere in grado di fornire un’esperienza personalizzata ai clienti. Ciò significa che gli agenti del call center dovranno avere accesso ai dati di ogni singolo cliente e utilizzarli per personalizzare le interazioni con loro.
Per offrire ai clienti un’esperienza migliore e lasciare un’impressione duratura, è necessario fornire un’esperienza di call center personalizzata. La personalizzazione è importante anche perché può aiutarti ad aumentare le vendite, a ridurre il costo di ogni interazione con un cliente e a migliorare l’efficienza complessiva. Come? Offrendo ai clienti esattamente ciò che cercano, proprio quando ne hanno bisogno.
Per prima cosa è necessario identificare i dati che consentono la personalizzazione. A tale scopo, puoi esaminare il tuo attuale sistema CRM e le informazioni che contiene sui tuoi clienti.
Una volta identificati i dati, dovrai assicurarti che siano accessibili ai tuoi agenti. Ciò può essere fatto visualizzando i dati sui loro schermi o fornendo loro un report a cui possono accedere ogni volta che ne hanno bisogno.
Oltre alla personalizzazione, è importante sottolineare anche l’esperienza dell’agente del call center.
L’impiego di personale esperto è indispensabile perché può aiutare a fornire una migliore esperienza al cliente e insegnare agli agenti inesperti come gestire le chiamate. Inoltre, possono supervisionare il lavoro svolto e aiutare i nuovi dipendenti a migliorare le loro competenze.
Dovrai assicurarti di assumere le persone giuste per il lavoro. Ciò significa che dovrai cercare candidati con esperienza nel servizio clienti e che abbiano già lavorato in call center.
Dovrai inoltre fornire al personale gli strumenti giusti e la formazione necessaria affinché possa avere successo nel proprio ruolo. A tal fine, dovrete fornire loro una guida su come utilizzare il software del call center e dare loro accesso a tutorial che li aiutino a migliorare le loro competenze.
Un call center di successo fa tutto il possibile per snellire il flusso di lavoro dei suoi agenti e assicurarsi che siano il più produttivi possibile. Ciò avviene automatizzando molti dei processi più banali. In questo modo si riduce al minimo il tempo trascorso a svolgere attività che non aggiungono alcun valore al lavoro degli agenti.
Un processo automatizzato per la risoluzione delle chiamate senza che i chiamanti debbano attendere in attesa è un grande vantaggio per l’utente finale. Significa che possono essere serviti più velocemente, avere tempi di attesa più brevi e ottenere un migliore punteggio di soddisfazione del cliente dal tuo servizio.
Un modo è quello di far loro utilizzare la tecnologia self-service. I clienti possono risolvere i loro problemi da soli. Inoltre, puoi migliorare la produttività automatizzando il maggior numero possibile di processi e fornendo al personale gli strumenti necessari per svolgere efficacemente il proprio lavoro.
Ciò include l’accesso a un sistema CRM facile da usare e la fornitura di report che possono essere utilizzati per gestire meglio la base clienti.
Un altro requisito che il tuo call center deve assolutamente soddisfare è la qualità eccellente delle chiamate.
La qualità delle chiamate è importante perché può aiutarti ad aumentare la soddisfazione dei clienti e a migliorare la tua reputazione. Questo avrà un impatto diretto sul numero di contatti che otterrai, aiutandoti a far crescere la tua attività e ad aumentare le vendite.
È possibile farlo utilizzando gli strumenti e le attrezzature giuste, oltre a disporre di un processo di monitoraggio. Tra questi, l’utilizzo di un software che ti aiuti a individuare eventuali problemi nelle chiamate. Inoltre, è necessario impiegare agenti che abbiano familiarità con l’uso di tali strumenti e con l’intera gamma delle loro funzionalità.
Un altro requisito fondamentale per qualsiasi call center è la presenza di un’assistenza interna e di un provisioning. Ciò significa che dovrai essere in grado di aiutare i tuoi agenti a risolvere facilmente i problemi e a risolverli sul posto.
Disporre di un processo che ti consenta di fornire assistenza quando necessario può fare la differenza tra un agente in grado di risolvere un problema e uno che ha bisogno di ulteriore supporto. Inoltre, può aiutare i rappresentanti del call center a fornire un servizio migliore, con il risultato di avere clienti più soddisfatti che effettueranno ulteriori acquisti.
Devi assicurarti che ogni agente abbia accesso a risorse e supporto di alta qualità in ogni momento, in modo da poter ottenere l’aiuto di cui ha bisogno. È inoltre necessario disporre di un processo che consenta di risolvere in modo rapido e semplice qualsiasi problema si presenti.
La formazione continua di tutti gli agenti è il pane quotidiano di un call center di successo. Garantisce che i nuovi dipendenti siano in grado di svolgere il proprio lavoro in modo efficace. Inoltre, mantiene il personale esistente aggiornato su tutto ciò che è cambiato da quando è entrato a far parte del team.
Un processo di formazione esperto e continuo nel tuo team di call center può aiutarti a fornire un servizio migliore ai tuoi clienti. Familiarizzando con i prodotti e i servizi della tua azienda, gli agenti sono in grado di rispondere meglio alle domande dei clienti e di risolvere i problemi più rapidamente.
In primo luogo, è necessario creare un piano di apprendimento per gli agenti. Poi, ospitare regolarmente le sessioni di formazione per mantenere le competenze e le conoscenze. Puoi anche chiedere al personale esperto di formare i tuoi nuovi dipendenti. Inoltre, le revisioni periodiche possono aiutare gli agenti a tenersi al passo con le ultime tendenze e i cambiamenti.
Un piano di backup è essenziale quando si considera cosa accadrebbe se una delle soluzioni principali del call center fallisse. Questo può avere un impatto diretto sulla capacità di risolvere i problemi e di fornire assistenza ai clienti.
Le soluzioni di backup assicurano che l’azienda continui a operare anche se si verifica un problema con una delle soluzioni principali. Possono essere una salvezza nel caso in cui qualcosa vada storto. Ti garantisce che tu e i tuoi agenti siate ancora disponibili a rispondere alle chiamate o a fornire assistenza nell’attesa che il problema venga risolto.
Pianifica un backup in anticipo. Ad esempio, disponendo di una soluzione alternativa a cui passare nel caso in cui quella principale smetta di funzionare.
Inoltre, gli agenti devono sapere cosa fare in caso di problemi e dove ottenere assistenza. È necessario disporre di una politica chiara che gli agenti possano seguire in caso di emergenza.
Per garantire che gli agenti rispettino gli standard aziendali e forniscano un buon servizio, è necessario monitorare le prestazioni degli agenti.
Il monitoraggio delle prestazioni degli agenti ti aiuterà a identificare le aree in cui potrebbero aver bisogno di ulteriore formazione o supporto. Inoltre, aiuta a determinare se gli agenti stanno raggiungendo gli obiettivi che sono stati fissati per loro.
È possibile utilizzare un software di monitoraggio della qualità e una soluzione per call center per monitorare le prestazioni degli agenti. È inoltre necessario assicurarsi che gli agenti sappiano cosa ci si aspetta da loro e come verranno valutati, in modo che possano lavorare per migliorare le loro capacità.
La registrazione delle chiamate consente di rivedere le conversazioni telefoniche e di identificare i modi in cui gli agenti possono migliorare le loro prestazioni.
La registrazione delle chiamate aiuta gli agenti a imparare il modo migliore per gestire i clienti e risolvere i problemi in modo più efficace. Inoltre, li aiuta a evitare di ripetere gli errori in futuro. Lo stesso vale per i supervisori, che possono utilizzare le registrazioni delle chiamate passate per aiutare a formare i nuovi agenti.
La registrazione delle chiamate funziona catturando tutta o parte della conversazione telefonica e memorizzandola in formato digitale. Questa operazione può essere effettuata per tutte le chiamate o solo per quelle specifiche che si desidera rivedere.
Per evitare confusione o interruzioni del servizio, è necessario assicurarsi che gli agenti sappiano quando le loro chiamate vengono registrate. È necessario stabilire una politica per l’utilizzo delle registrazioni e per stabilire chi potrà accedervi.
Devi assicurarti che il tuo call center sia conforme a tutti i regolamenti e le leggi vigenti.
La conformità ti aiuterà a gestire un’attività più efficiente, dandoti la tranquillità di sapere che tutto è fatto secondo la legge. Il fatto che la tua azienda segua le norme stabilite dimostra inoltre che i tuoi clienti, partner e altri stakeholder possono fidarsi di te.
È possibile farlo con una politica scritta che delinei tutti i requisiti del call center e le modalità di applicazione. Anche gli agenti devono conoscere queste politiche ed essere consapevoli delle loro responsabilità.
Infine, tieni presente che alcune normative possono cambiare nel tempo. È necessario verificare regolarmente che il call center sia ancora conforme.
L’integrazione del call center con altri strumenti aziendali semplifica il lavoro degli agenti e ne migliora l’efficienza.
L’integrazione aiuterà i tuoi agenti a comprendere meglio gli obiettivi generali dell’azienda e a capire come il loro lavoro influisce su altre aree dell’azienda. Inoltre, consente loro di collaborare con i diversi reparti, il che può portare a un miglioramento del servizio clienti.
Il call center può essere integrato con altri strumenti aziendali in diversi modi. È possibile utilizzare le API per collegare i diversi sistemi o il middleware per gestire tutte le interazioni tra le applicazioni. Tutto dipende dagli strumenti che si desidera integrare.
Il call center deve adottare tutte le misure di sicurezza necessarie per mantenere al sicuro sia i dati che gli agenti.
La sicurezza è essenziale per qualsiasi azienda, ma è particolarmente importante per i call center perché trattano informazioni sensibili sui clienti. È necessario garantire che tutti i sistemi siano al sicuro da accessi non autorizzati e che gli agenti siano protetti da attacchi informatici.
È necessario disporre di una politica scritta per i call center che illustri tutti i requisiti di sicurezza. È inoltre necessario controllare e aggiornare regolarmente queste politiche quando emergono nuove minacce o quando vengono scoperte vulnerabilità nei sistemi utilizzati dall’azienda.
Il call center deve essere accessibile a tutti gli agenti, indipendentemente dalla loro posizione.
È fondamentale che il call center sia accessibile a tutti gli agenti, in modo che possano lavorare da qualsiasi luogo in qualsiasi momento. Questo darà loro la flessibilità necessaria per gestire le richieste dei clienti in modo tempestivo.
L’utilizzo di una soluzione di call center basata sul cloud consentirà agli agenti di accedere a tutti gli strumenti e le risorse di cui hanno bisogno, indipendentemente dalla loro ubicazione.
Un sistema IVR può automatizzare i flussi di lavoro e semplificare la gestione dei sistemi di assistenza clienti nei call center. Permette anche ai tuoi clienti di ottenere le informazioni di cui hanno bisogno senza dover parlare con un agente dal vivo. In che modo?
I chiamanti ascoltano il menu del sistema IVR, rispondono premendo un tasto sul loro telefono, e il sistema agisce di conseguenza. A seguito delle risposte del chiamante, l’IVR fornisce le informazioni necessarie (per esempio lo stato dell’ordine) o indirizza la chiamata a un agente appropriato.
Le registrazioni delle chiamate illimitate assicurano che tutte le tue conversazioni telefoniche siano archiviate in modo sicuro nel tuo account per scopi legali, di formazione o di supporto. Non importa in quale attività o settore opera la tua azienda, le registrazioni delle chiamate sono uno dei metodi più efficienti per risolvere i problemi.
La distribuzione automatica dei ticket è una funzionalità dell’help desk che assegna automaticamente i ticket agli agenti di supporto in base a regole predefinite. Diversi help desk utilizzano diverse regole di distribuzione automatica dei ticket come il round-robin, il ring to all, o l’assegnazione casuale. È una funzionalità che può davvero accorciare i tempi di risoluzione e ridurre i costi.
Il trasferimento di chiamata ti permette di instradare le chiamate in arrivo dai tuoi numeri in entrata o interni direttamente a un operatore, reparto, numero di telefono di gruppo, ecc. Il trasferimento delle chiamate dà agli agenti e agli operatori un accesso immediato ai clienti, eliminando il tempo speso a cercare gli interni e le opzioni di instradamento.
Un agente trasferisce semplicemente la chiamata a un altro. Di conseguenza, i clienti non dovranno aspettare inutilmente.
Un desktop agente omnichannel visualizza tutte le interazioni dei clienti indipendentemente dal canale di comunicazione: vocale, chat, email, social media ecc. Questo assicura che nessuna interazione del cliente venga persa o dimenticata.
Inoltre, una casella di posta universale permette agli utenti di rispondere a tutti i messaggi in arrivo direttamente da un unico posto.
Tutte queste funzionalità (e molte altre) si trovano in LiveAgent, una piattaforma di assistenza clienti all-in-one. Se vuoi saperne di più sul prodotto, non esitare a leggere tutte le informazioni sul nostro sito web.
Basta dare un’occhiata alla lista di controllo qui sopra per essere certi di aver coperto tutti i requisiti più importanti per i call center.
La creazione di un call center richiede la copertura di tutte le basi. Inoltre, dovrai assicurarti che il tuo call center abbia tutti gli aspetti essenziali per il successo.
La scelta dipende dalle dimensioni del call center e dagli strumenti necessari. Tuttavia, probabilmente avrai bisogno di un sistema telefonico, di computer per gli agenti e di software per l’instradamento delle chiamate e la gestione dei dati dei clienti.
Non esiste una soluzione unica per tutti. Tutto dipende dalle esigenze specifiche della tua azienda. Tuttavia, una soluzione di call center basata sul cloud può spesso fornire la flessibilità e la scalabilità necessarie per far crescere le operazioni del center.
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Andrej Saxon | LiveAgent support team