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Lista di controllo per un piano di comunicazione di crisi

Lista di controllo per un piano di comunicazione di crisi

Una lista di controllo per un piano di comunicazione di crisi aiuta a identificare stakeholder, assegnare responsabilità, scegliere canali, creare messaggi chiave, gestire media, formare personale e mantenere il piano aggiornato per comunicare efficacemente in crisi.

Contenuti

Identificare gli stakeholder

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Un piano di comunicazione di crisi è uno strumento importante che può aiutare le aziende a trasmettere efficacemente il loro messaggio in tempi di crisi. La seguente lista di controllo può aiutarti a creare una strategia completa per raggiungere i tuoi obiettivi di comunicazione in tempi di crisi.

L’importanza di una lista di controllo del piano di comunicazione di crisi

Indipendentemente dal settore in cui si opera, è importante disporre di un piano di comunicazione di crisi. Una situazione inaspettata può verificarsi in qualsiasi momento, ad esempio emergenze sanitarie come la crisi Covid-19, quindi essere preparati può aiutarti a comunicare in modo efficace e a ridurre al minimo l’impatto sulla tua azienda.

Una delle caratteristiche più importanti della comunicazione di crisi è la pianificazione. Dedicando tempo allo sviluppo di un piano di comunicazione in tempi di crisi prima che si verifichi, puoi assicurarti di avere una strategia chiara e concisa da seguire se e quando si verificherà un disastro. Una lista di controllo può aiutarti a identificare gli elementi chiave per avere delle strategie efficaci di comunicazione del rischio, in modo da essere pronto a tutto.

Chi può beneficiare di una lista di controllo per un piano di comunicazione di crisi?

Qualsiasi organizzazione può trarre beneficio dall’adozione di una strategia di comunicazione di crisi. Sia che si lavori nel settore pubblico o privato, sia che si tratti di un’organizzazione no-profit, è essenziale essere preparati ad affrontare una crisi. Una lista di controllo del piano di comunicazione di crisi può aiutarti a iniziare a sviluppare una strategia efficace per farlo.

Proprietari di aziende

Se sei un imprenditore o gestisci un’azienda, devi essere preparato all’eventualità di una crisi. Una lista di controllo del piano di comunicazione di crisi può aiutarti a prepararti a reagire in caso di disastro.

Manager

Se gestisci un team di persone, devi essere preparato all’eventualità di una crisi. Sarà tua responsabilità assicurarti che tutti sappiano cosa fare e come comunicare efficacemente in caso di crisi.

Impiegati

Se sei un dipendente, devi conoscere la strategia di comunicazione di crisi della tua azienda. In caso di crisi, sarà importante sapere come comunicare con i clienti, i committenti e il pubblico in generale.

Scopri la nostra lista di controllo per un piano di comunicazione di crisi

Ci sono alcune caratteristiche della comunicazione di crisi che dovrebbero essere incluse in ogni piano. Qui abbiamo delineato quelle che riteniamo essere le componenti più importanti di una strategia di comunicazione di crisi efficace.

Si tratta di tutti coloro che potrebbero essere colpiti dalla crisi, come dipendenti, clienti, fornitori, investitori e così via.

Perché è importante identificare gli stakeholder?

È importante considerare come ciascuno di questi gruppi verrà influenzato dalla crisi e quali potrebbero essere le loro esigenze e preoccupazioni specifiche. Questo ti aiuterà ad adattare la tua strategia di comunicazione di crisi per soddisfare le esigenze di ciascun gruppo.

Come identificare gli stakeholder?

Considera chi potrebbe essere colpito dalla crisi, sia in positivo che in negativo, e rifletti su chi ha un interesse personale nell’esito della crisi. Ad esempio, se sei un imprenditore, i tuoi dipendenti, i tuoi clienti, i tuoi fornitori e i tuoi investitori sono tutti considerati stakeholder. Se sei un’organizzazione non profit, i tuoi stakeholder potrebbero essere i donatori, i volontari, i beneficiari e il pubblico in generale.

Quali strumenti dovresti utilizzare per identificare gli stakeholder?

strumento di analisi degli stakeholder – per creare una mappa visiva dei tuoi stakeholder
foglio di calcolo o tabella – per elencare gli stakeholder e i loro interessi

Può trattarsi di una singola persona, come il CEO o il presidente, oppure di un team di persone.

Perché è importante stabilire chi sarà il responsabile della comunicazione durante una crisi?

È importante che ci sia un responsabile della comunicazione, in modo che ci sia una chiara catena di comando e che tutti sappiano a chi rivolgersi per ottenere informazioni. Ciò contribuirà a garantire che la comunicazione sia chiara e concisa.

Come stabilire chi sarà responsabile della comunicazione durante una crisi?

Il modo migliore per farlo è nominare una persona, o un team di persone, prima che si verifichi una crisi. Il tipo di persona ideale per essere responsabile della comunicazione durante una crisi è una persona lucida e in grado di pensare chiaramente sotto pressione. Deve inoltre essere in grado di comunicare con le persone, sia a voce che per iscritto.

Quali strumenti dovresti utilizzare per stabilire chi sarà responsabile della comunicazione durante una crisi?

foglio di calcolo – per elencare i potenziali candidati al ruolo
calendario degli appuntamenti – per programmare una riunione per discutere del ruolo e nominare qualcuno

Una volta stabilito chi sarà il responsabile delle attività di comunicazione di crisi, devi assicurarti che questa persona capisca cosa ci si aspetta da lei in questo ruolo.

Perché è importante che il responsabile della comunicazione di crisi sia consapevole delle proprie responsabilità?

La persona responsabile dell’attuazione della strategia di comunicazione di crisi deve avere ben chiaro quali sono i suoi compiti, in modo da poter agire rapidamente ed efficacemente in caso di crisi. Non si tratta solo di conoscere il piano, ma anche di essere a conoscenza della strategia di comunicazione complessiva dell’azienda e di essere in grado di pensare in modo autonomo.

Come rendere il responsabile della comunicazione di crisi consapevole delle proprie responsabilità?

Il modo migliore per farlo è sedersi con loro e analizzare il piano in dettaglio, evidenziando i loro ruoli e le loro responsabilità specifiche. Dovresti anche fornirgli la formazione o le risorse di cui ha bisogno per svolgere i suoi compiti in modo efficace.

Quali strumenti dovresti utilizzare per rendere il responsabile della comunicazione di crisi consapevole delle proprie responsabilità?

incontro individuale – per esaminare il piano e discutere i ruoli e le responsabilità specifiche
risorse per la formazione – per fornire al responsabile le conoscenze e le competenze necessarie per svolgere efficacemente i propri compiti
strategia di comunicazione – per assicurarsi che il responsabile sia a conoscenza della strategia di comunicazione complessiva dell’azienda

Decidi in anticipo quali canali (ad esempio, e-mail, messaggi di testo, social media) verranno utilizzati per la comunicazione, in modo da poter diffondere rapidamente la notizia quando si verifica un’emergenza.

Perché è importante stabilire quali canali verranno utilizzati per la comunicazione in caso di crisi?

Durante una crisi, è importante comunicare con il team e gli stakeholder utilizzando i canali che li raggiungeranno più efficacemente. È inoltre importante stabilire in anticipo quali canali verranno utilizzati per la comunicazione, in modo da poter diffondere rapidamente la notizia quando si verifica un’emergenza. In questo modo, potrai assicurarti che tutti ricevano lo stesso messaggio e che nessuno venga lasciato all’oscuro durante un periodo di crisi.

Come stabilire quali canali utilizzare per la comunicazione di crisi?

Considera chi è il tuo pubblico e quali sono i metodi di comunicazione a cui è più probabile che risponda. Ad esempio, se le comunicazioni interne con i dipendenti richiedono un metodo a cui possano accedere facilmente durante l’orario di lavoro, come l’e-mail o un sistema intranet. Se invece stai comunicando con i clienti, dovrai utilizzare un metodo a cui possano accedere in qualsiasi momento, come i social media o il sito web dell’azienda.

Quali strumenti utilizzare per determinare i canali da utilizzare per la comunicazione in caso di crisi?

foglio di calcolo – per elencare i diversi canali e il loro pubblico
ricerche – per scoprire quali sono i canali più efficaci per raggiungere il tuo pubblico (ad esempio, analisi dei post su Twitter)
strumento di indagine – per chiedere al team o al pubblico quali canali preferiscono (ad esempio, qual è la loro prospettiva sulla comunicazione di crisi della tua organizzazione)
strumento di analisi – per esaminare i dati delle crisi passate e vedere quali canali sono stati più efficaci nel raggiungere il tuo pubblico di riferimento
LiveAgent – per comunicare attraverso tutti i canali scelti durante una crisi

Questo è un buon modo per garantire che tutte le comunicazioni su ogni canale siano coerenti, indipendentemente da chi le invia.

Perché è importante creare dei modelli per i messaggi principali?

La coerenza è importante nella comunicazione di crisi perché contribuisce a creare fiducia nel pubblico. Se vedono lo stesso messaggio provenire da fonti diverse, i destinatari sono più propensi a credere che sia vero. Inoltre, una messaggistica coerente aiuta a prevenire la confusione e a garantire che tutti siano sulla stessa pagina.

Come creare dei modelli per i messaggi principali?

Dovrai considerare i diversi canali che utilizzerai e creare un modello per ciascuno di essi. Ad esempio, se utilizzi l’e-mail, devi creare un modello di messaggio che possa essere facilmente personalizzato con le informazioni pertinenti. Sui social media dovrai creare un modello che possa essere utilizzato su tutte le diverse piattaforme su cui sei presente.

Quali strumenti dovresti utilizzare per creare dei modelli per i messaggi principali?

editor di testo – per scrivere il modello
software di progettazione grafica – per creare un modello visivamente accattivante

Preparare le risposte alle domande più frequenti (FAQ) può essere un modo utile per fornire informazioni agli stakeholder durante una crisi.

Perché è importante redigere una FAQ?

Avere una pagina di FAQ sul tuo sito web aiuta a prevenire la confusione e a garantire che tutti ricevano le stesse informazioni. Inoltre, può aiutare a risparmiare tempo, in quanto non sarà necessario rispondere più volte alle stesse domande che si ripetono comunemente.

Come redigere una FAQ?

Dovrai considerare chi è il tuo pubblico e quali domande è probabile che abbia. Ad esempio, se stai comunicando con i dipendenti, dovrai includere delle domande sulla politica aziendale in materia di emergenze. Se invece stai comunicando con i clienti, dovrai includere domande su come la crisi si ripercuoterà su di loro.

Quali strumenti dovresti utilizzare per redigere una FAQ?

editor di testo – per scrivere le FAQ
strumento di ricerca – per scoprire quali sono le domande che il tuo pubblico potrebbe avere (ad esempio, analisi dei post su Twitter)

Durante una crisi, i media possono essere uno strumento potente per diffondere informazioni al pubblico.

Perché è importante pianificare come gestire le richieste dei media?

Sebbene i media possano essere un mezzo potente per raggiungere il pubblico durante una crisi, possono anche essere invadenti e dirompenti. Per questo motivo, è necessario disporre di un piano per la gestione delle richieste dei media. Se sei in grado di controllare il messaggio che i media diffondono, puoi garantire che il tuo pubblico riceva informazioni accurate e tempestive.

Come pianificare la gestione delle richieste dei media?

Ci sono diverse domande a cui devi rispondere, tra cui: “È meglio nominare un portavoce che sarà il punto di contatto principale per i media?”, “Organizzeremo una conferenza stampa?” e “Dovremmo rilasciare un comunicato stampa?”. Devi anche pensare a quali informazioni rilascerai ai media e come le rilascerai.

Quali strumenti utilizzare per gestire le richieste dei media?

formazione – per preparare il portavoce designato a comunicare efficacemente il tuo messaggio ai media
editor di testi – per preparare un elenco di punti chiave che il portavoce dovrà affrontare in ogni intervista
strumento di revisione – per verificare in anticipo i punti chiave con il team di comunicazione di crisi

Nei momenti di crisi, è essenziale disporre di un piano di comunicazione con i dipendenti, in modo che tutti siano sulla stessa pagina e che vengano diffuse informazioni accurate.

Perché è importante delineare un processo di comunicazione con i dipendenti nei momenti di crisi?

È importante comunicare con i dipendenti durante una crisi, in modo che tutti sappiano cosa sta succedendo e quale sarà la risposta dell’azienda alla crisi. Inoltre, questo può aiutare a prevenire la diffusione di voci e speculazioni.

Come delineare un processo di comunicazione con i dipendenti durante i periodi di crisi?

Per prima cosa bisogna stabilire chi sarà responsabile della comunicazione con i dipendenti, ad esempio l’ufficio risorse umane o qualcuno che si occupa di comunicazione. Poi bisogna stabilire come si comunicherà con i dipendenti: ad esempio, si invierà un’e-mail, si terrà una riunione o si registrerà un videomessaggio? Questo dipende dalle dimensioni dell’azienda e dalla gravità della crisi.

Quali strumenti dovresti utilizzare per comunicare con i dipendenti durante i periodi di crisi?

client di posta elettronica – per inviare messaggi via Internet
programmatore di riunioni – per organizzare un momento adatto per discutere della crisi
software per webinar – per condurre una riunione online o registrare un videomessaggio

Una volta creata la strategia di comunicazione di crisi, è il momento di formare il personale sul piano in modo che sappia cosa fare in caso di crisi.

Perché è importante formare il personale sul tuo piano d’azione per le emergenze?

Si tratta delle persone che saranno responsabili dell’attuazione del piano in caso di crisi. Formandoli in anticipo, potrai essere certo che sapranno cosa fare in caso di catastrofe e che saranno preparati per ogni evenienza.

Come formare il personale sul tuo piano di emergenza?

Il primo passo consiste nell’identificare il personale di riferimento: in genere si tratta di persone che ricoprono ruoli dirigenziali o di comunicazione. Successivamente, devi fornirgli una formazione sul piano di comunicazione in caso di crisi, che può essere effettuata con diversi metodi, come ad esempio delle sessioni di formazione in presenza, un corso online o un manuale stampato.

Quali strumenti dovresti utilizzare per la formazione del personale sul tuo piano d’azione di emergenza?

manuale di formazione – per fornire una panoramica facilmente accessibile del piano di comunicazione di crisi
corso online – per fornire un’esperienza di formazione più interattiva
formazione in presenza – per garantire che il personale responsabile comprenda il piano e si senta a proprio agio con esso

Il tuo piano di comunicazione di crisi online non è un documento statico – deve essere rivisto e aggiornato regolarmente per garantire che rimanga pertinente ed efficace, oltre che archiviato in formato digitale per un facile accesso.

Perché è importante rivedere e aggiornare regolarmente il piano di comunicazione di crisi online?

Il mondo cambia rapidamente e ciò che un tempo poteva essere considerato una comunicazione efficace in tempi di crisi potrebbe non esserlo più. Inoltre, man mano che la tua azienda cresce e cambia, il tuo piano e i tuoi obiettivi di comunicazione dovranno cambiare con essa. Rivedendo e aggiornando il piano su base regolare, puoi essere certo che rimarrà sempre aggiornato.

Come rivedere e aggiornare regolarmente il tuo piano di comunicazione di crisi online?

Almeno una volta all’anno, o dopo un altro periodo di tempo prestabilito, è necessario rivedere l’intero documento e apportare le modifiche necessarie. Dovresti inoltre aggiornare il piano ogni volta che si verificano dei cambiamenti significativi nella tua azienda, come ad esempio un cambio di gestione o il lancio di un nuovo prodotto.

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Quali strumenti dovresti utilizzare per rivedere e aggiornare il tuo piano di comunicazione di crisi online?

revisione annuale – per avere una prospettiva sulla comunicazione di crisi nella tua organizzazione e garantire che il piano sia ancora pertinente ed efficace
software di tracciamento delle modifiche – per tenere traccia di tutte le modifiche apportate al piano nel corso del tempo
software di gestione dei progetti – per aiutare a coordinare il processo di revisione e aggiornamento

Consigli per mantenere la calma durante una crisi

Evitare di fare ipotesi

Quando ci si trova di fronte a una crisi, si può essere tentati di formulare delle ipotesi su ciò che sta accadendo e su ciò che è necessario fare. Tuttavia, questo può spesso causare più problemi di quanti ne risolva. È importante mantenere la calma ed evitare di fare supposizioni per poter pensare con chiarezza e prendere le migliori decisioni possibili.

Fare delle pause regolari

Durante una crisi, è importante rimanere concentrati e reperibili. Tuttavia, può essere difficile farlo se ci si sente sopraffatti o stressati. Se ti trovi in questa situazione, prenditi una pausa quando è necessario, in modo da tornare al problema rinvigoriti e pronti ad affrontarlo. Se non hai il tempo di fare una pausa vera e propria, fai almeno una pausa per respirare e cerca di schiarirti le idee per qualche minuto.

Evitare di prendere decisioni affrettate

Quando si è sotto pressione, può essere facile prendere decisioni avventate di cui poi ci si pente. Se possibile, evita di prendere decisioni importanti finché la crisi non sarà passata e avrai avuto il tempo di riflettere. Se devi prendere una decisione, prenditi il tempo necessario e valuta tutte le opzioni prima di impegnarti.

Leadership con trasparenza e onestà

In tempi di crisi, è importante essere aperti con il team, i clienti e il pubblico. Sii sincero su ciò che sai e non sai: le persone apprezzeranno la tua franchezza e questo contribuirà a creare fiducia nei loro confronti. Inoltre, significa che tutti sono informati con precisione su ciò che sta accadendo.

Concentrarsi prima di tutto sulla cura di se stessi

Può essere facile dimenticarsi delle proprie esigenze durante i periodi difficili. Tuttavia, è importante prendersi cura innanzitutto di se stessi. Ciò significa assicurarsi di mangiare e dormire correttamente, fare esercizio fisico regolare e prendersi del tempo per se stessi quando se ne ha bisogno. In questo modo sarai in una posizione migliore per affrontare la crisi e aiutare gli altri.

Sintesi della lista di controllo del piano di comunicazione di crisi

Identificare gli stakeholder
Stabilire chi sarà responsabile della comunicazione durante una crisi
Mettere i responsabili della comunicazione di crisi al corrente delle loro responsabilità
Determinare quali canali verranno utilizzati per le iniziative di comunicazione di crisi utilizzando LiveAgent
Creare dei modelli per i messaggi principali per ottenere coerenza
Redigere una FAQ per rispondere alle domande più comuni degli stakeholder
Pianificare come gestire le richieste dei media
Delineare un processo di comunicazione con i dipendenti durante i periodi di crisi
Formare il personale sul piano d’azione per le emergenze
Rivedere e aggiornare regolarmente il piano di comunicazione di crisi online

Frequently Asked Questions

Quali sono le 5 cose che devono essere incluse in un piano di crisi?
Il nome della persona o delle persone che prenderanno in carico la situazione in caso di crisi. Una descrizione chiara e concisa della situazione di crisi e delle azioni da intraprendere. Un elenco del personale di riferimento e delle relative informazioni di contatto. Procedure per la salvaguardia dei beni aziendali e delle informazioni riservate. Protocolli di comunicazione con i dipendenti, i clienti e i media.
Con quale frequenza deve essere aggiornato un piano di comunicazione di crisi?
Non esiste una risposta univoca a questa domanda, poiché la frequenza di aggiornamento di un piano di comunicazione di crisi varia a seconda del profilo di rischio dell’organizzazione e della natura dei rischi che deve affrontare. Tuttavia, la maggior parte degli esperti concorda sul fatto che un piano di comunicazione di crisi dovrebbe essere rivisto e aggiornato almeno su base annuale.
Quali sono i vantaggi di un piano di comunicazione di crisi?
Forse il vantaggio più evidente è che può aiutarti a gestire e rispondere efficacemente a una situazione di crisi, riducendo al minimo i danni alla tua organizzazione e alla sua reputazione. La pianificazione anticipata, che è una delle caratteristiche principali della comunicazione di crisi, ti aiuterà anche ad anticipare e a prepararti per le potenziali crisi, a identificare i principali stakeholder e a sviluppare messaggi appropriati per ciascun gruppo, a gestire le informazioni in arrivo durante una situazione di crisi, a coordinare gli sforzi tra i vari reparti dell’organizzazione e a valutare l’efficacia della risposta alla crisi dopo che questa si è attenuata. In parole povere, avere un piano ben studiato può fare la differenza tra il riuscire a superare una tempesta e l’esserne travolti. Se la tua azienda non è preparata ad affrontare emergenze di salute pubblica come la crisi Covid-19, è il momento giusto per pianificare qualsiasi altro disastro che potrebbe verificarsi in futuro.
Chi deve occuparsi della comunicazione durante una crisi?
Una comunicazione chiara ed efficace nei momenti di crisi è essenziale per garantire che tutti siano sulla stessa lunghezza d’onda e sappiano cosa è necessario fare. Anche se ci sono molte persone diverse che potrebbero essere incaricate della comunicazione durante una crisi, è importante scegliere qualcuno che sia in grado di mantenere la calma sotto pressione e di trasmettere tutte le informazioni pertinenti in modo chiaro e conciso. Una persona che potrebbe essere incaricata della comunicazione durante una crisi è un leader o un supervisore del team, che avrebbe la responsabilità di garantire che tutti i membri del team siano aggiornati sugli sviluppi e abbiano una chiara comprensione di ciò che deve essere fatto. Un’altra opzione potrebbe essere quella di nominare un responsabile della comunicazione, la cui unica responsabilità sarebbe quella di gestire tutta la comunicazione durante una crisi: questa persona dovrebbe essere abile nel gestire situazioni ad alta pressione e avere un’ottima comprensione di come comunicare efficacemente con diversi tipi di pubblico.
Quali sono le sei fasi della gestione di una crisi?
Gli aspetti principali della comunicazione di crisi devono essere i seguenti: Valutare la situazione e determinare la migliore linea d’azione. Agire rapidamente per mitigare i danni e prevenire ulteriori perdite. Comunicare con le principali parti interessate. Gestire i media e la loro prospettiva sulla comunicazione di crisi della tua organizzazione. Gestire eventuali questioni legali. Valutare la risposta alla crisi e se gli obiettivi di comunicazione sono stati raggiunti.