Lista di controllo per il lavoro da remoto

Stabilisci chiaramente l’orario in cui i tuoi dipendenti devono lavorare.

Perché è importante indicare l’orario di lavoro?

I dipendenti, così come i datori di lavoro, dovrebbero esserne consapevoli. Se le persone non sono consapevoli del loro orario di lavoro, possono avere problemi di produttività ed efficienza. 

Come stabilire l’orario di lavoro?

Chiedi ai dipendenti qual è l’orario più comodo per svolgere il loro lavoro. Decidi cosa è meglio per il tuo team, sia che si tratti di orari di lavoro precisi o di orari flessibili.

Quali strumenti aiutano a definire gli orari di lavoro?

Strumenti di gestione del tempo come Trello o Toggl, ecc.

Assicurati che i tuoi dipendenti comprendano le loro responsabilità. Assicurati di non fare da micromanager, perché questo non farebbe altro che generare frustrazione e ridurre la produttività.

Perché è importante stabilire responsabilità e aspettative chiare?

Quanto più tutti comprendono chiaramente i propri compiti e le proprie aspettative, tanto più produttivo sarà il luogo di lavoro. I datori di lavoro potranno ritenere i lavoratori responsabili delle loro azioni, mentre i dipendenti sentiranno di avere voce in capitolo.

Come stabilire responsabilità e aspettative chiare?

Prepara delle descrizioni delle mansioni che descrivano le responsabilità di ogni posizione, e assicurati di aggiornarle se necessario. Informa il personale in caso di potenziali cambiamenti.

Quali strumenti utilizzare in questa fase?

Strumenti di collaborazione come Trello, Asana o Basecamp creano compiti specifici per i dipendenti e ne monitorano i progressi.

Assicurati che i tuoi dipendenti comprendano le loro responsabilità. Assicurati di non fare da micromanager, perché questo non farebbe altro che generare frustrazione e ridurre la produttività.

Perché è importante stabilire responsabilità e aspettative chiare?

Quanto più tutti comprendono chiaramente i propri compiti e le proprie aspettative, tanto più produttivo sarà il luogo di lavoro. I datori di lavoro potranno ritenere i lavoratori responsabili delle loro azioni, mentre i dipendenti sentiranno di avere voce in capitolo.

Come stabilire responsabilità e aspettative chiare?

Prepara delle descrizioni delle mansioni che descrivano le responsabilità di ogni posizione, e assicurati di aggiornarle se necessario. Informa il personale in caso di potenziali cambiamenti.

Quali strumenti utilizzare in questa fase?

Ci sono degli strumenti di collaborazione come Trello, Asana o Basecamp che creano dei compiti specifici per i dipendenti e tengono traccia dei loro progressi, oppure puoi prendere in considerazione l’implementazione di Checklist App.

Stabilisci una politica chiara per il lavoro a distanza che affronti le ferie, le pause, le vacanze e i giorni di malattia.

Perché è importante decidere le ferie?

I datori di lavoro devono gestire le assenze affinché il lavoro continui, mentre i dipendenti devono sapere cosa è accettabile in termini di assenze.

Come si decidono le ferie?

È meglio concedere almeno alcuni giorni di ferie, alcuni retribuiti e altri non retribuiti, a seconda della politica specifica di ciascun dipendente. Alcuni datori di lavoro concedono anche ferie illimitate, ma di solito ciò richiede la fiducia di entrambe le parti e l’impegno a lavorare responsabilmente senza supervisione. Chiedi al personale di richiedere i giorni di ferie il più possibile in anticipo.

Quali strumenti utilizzare per decidere le ferie?

Utilizza Google Docs o Sheets per creare un file in cui ognuno possa richiedere i giorni di ferie che desidera, per aggiungere note e per vedere le eventuali modifiche in tempo reale.

Pianifica la frequenza, il luogo e la data delle riunioni.

Perché è importante organizzare le riunioni in anticipo?

Le riunioni devono essere pratiche ed efficienti se si tengono regolarmente. In questo modo, tutti possono concentrarsi sui compiti da svolgere senza perdere tempo.

Come organizzare le riunioni in anticipo?

Dovresti organizzare una riunione regolare per gli aggiornamenti del team. Ad esempio, ogni venerdì mattina o mercoledì pomeriggio. È anche possibile organizzare riunioni ad hoc quando è necessario discutere immediatamente di qualcosa.

Quali strumenti aiutano a organizzare le riunioni in anticipo?

Slack, LiveWebinar, Zoom o Google Hangouts sono tutti ottimi strumenti di comunicazione video.

La comunicazione è fondamentale per qualsiasi team remoto. Stabilisci le linee guida per la comunicazione e assicurati che tutti le seguano.

Perché è importante semplificare la comunicazione?

La situazione può diventare rapidamente caotica se non si dispone di un piano di comunicazione. Per tenere tutti al corrente, è necessario stabilire un modo per comunicare in modo efficace e rapido.

Come ottimizzare la comunicazione?

È essenziale avere un modo per monitorare l’avanzamento dei progetti, in modo da poter determinare se qualcuno è in ritardo. Inoltre, è utile vedere cosa fa il team giorno per giorno.

Per semplificare la comunicazione con i clienti, utilizza un software di ticketing, come LiveAgent. Le e-mail, le chat, le chiamate, le menzioni sui social media e i messaggi provenienti da altri canali finiranno tutti in un’unica casella di posta universale. Questo semplifica la comunicazione e aumenta il livello di soddisfazione dei clienti.

Quali strumenti utilizzare per semplificare la comunicazione?

• Comunicazione con il team – strumenti come Asana o Basecamp sono utili, ma solo se tutti li usano con costanza.
• Comunicazione con i clienti – software di help desk all-in-one come LiveAgent (da provare gratuitamente!).

Affinché tutti siano sulla stessa lunghezza d’onda e si muovano nella stessa direzione, ogni team ha bisogno di una serie di valori e obiettivi condivisi.

Perché è importante curare la cultura aziendale?

Le linee guida dell’azienda contribuiscono ad attrarre i futuri dipendenti, ma sono anche essenziali per la loro fidelizzazione. I dipendenti che si sentono parte di un team e i cui valori sono in linea con quelli dell’organizzazione hanno maggiori probabilità di rimanere in azienda.

Come curare la cultura aziendale?

Creare un elenco di valori fondamentali e assicurarsi che tutti li comprendano. Inoltre, un manuale aziendale può delineare le aspettative e le politiche aziendali.

Quali strumenti aiutano a curare la cultura aziendale?

Puoi creare un documento su Google Docs o un breve video/presentazione sui valori fondamentali dell’azienda.

Verifica che i tuoi dipendenti abbiano un ambiente di lavoro produttivo prima che inizino a lavorare da remoto.

Perché è importante verificare l’ambiente di lavoro remoto dei tuoi dipendenti?

Non tutti hanno le condizioni ideali per lavorare da casa. Se vuoi che i tuoi dipendenti si concentrino sul loro lavoro, devono avere a disposizione le risorse e gli strumenti di cui hanno bisogno.

Come verificare l’ambiente di lavoro remoto dei tuoi dipendenti?

Se possibile, affitta un luogo di lavoro fisico nella loro zona (ad esempio uno spazio di coworking). In caso contrario, cerca di offrire loro condizioni di lavoro migliori a casa, fornendo alcune attrezzature (sedie, scrivanie, ecc.).

Quali strumenti utilizzare per verificare l’ambiente di lavoro remoto dei tuoi dipendenti?

Per scoprire se qualcuno non ha un ambiente di lavoro a distanza adeguato, si può fare un sondaggio tramite Google Forms.

Quando il tuo team inizia a lavorare da remoto, è essenziale avere un piano per l’onboarding dei nuovi dipendenti.

Perché è importante pianificare l’onboarding da remoto?

Se non si dispone di un piano di onboarding, può risultare difficile far entrare in azione i nuovi dipendenti.

Come pianificare l’onboarding da remoto?

Pianifica incontri video e sessioni di formazione per i tuoi dipendenti, in modo da familiarizzare rapidamente con il nuovo sistema. Crea dei manuali da far leggere a ciascun dipendente, in modo che possa familiarizzare con le linee guida dell’azienda.

Quali strumenti utilizzare per pianificare l’onboarding a distanza?

Puoi usare LiveWebinar per le sessioni di formazione online. Crea dei manuali in Google Docs/Fogli.

Per essere produttivi, i lavoratori remoti hanno bisogno di strumenti adeguati, come un computer con tutti i programmi necessari installati.

Perché è importante assicurarsi che i dipendenti abbiano i dispositivi necessari?

Se i tuoi dipendenti remoti non dispongono di dispositivi o strumenti personali adeguati, sarà difficile per loro portare a termine il proprio lavoro.

Come assicurarsi che i dipendenti abbiano i dispositivi necessari?

Fornisci ai tuoi dipendenti gli strumenti e i dispositivi giusti.

Quali strumenti utilizzare per assicurarsi che i dipendenti abbiano i dispositivi necessari?

È possibile creare un elenco di requisiti per il lavoro remoto su Google Docs/Fogli. Prendi in considerazione la possibilità di investire in tecnologie come il cloud storage (ad esempio Dropbox) e la condivisione di file (Google Drive).

Una connessione Internet affidabile è indispensabile per i lavoratori remoti.

Perché è importante garantire l’accesso a Internet?

Se l’accesso a Internet di un dipendente si interrompe anche solo per pochi minuti, le conseguenze possono essere notevoli. Verifica che non ci siano problemi di connessione quando lavorano da remoto.

Come garantire a tutti l’accesso a Internet?

Controlla periodicamente la velocità di Internet di tutti. In caso di problemi, contatta il fornitore di servizi e risolvi il problema il prima possibile.

Quali strumenti utilizzare per garantire a tutti l’accesso a Internet?

Pingdom consente di monitorare lo stato di una connessione Internet da qualsiasi parte del mondo.

Assicurati che i tuoi dipendenti abbiano accesso all’assistenza tecnica se qualcosa non funziona correttamente.

Perché è importante fornire assistenza tecnica?

Se i tuoi dipendenti remoti non hanno accesso all’assistenza tecnica, potrebbero sentirsi frustrati e vedere in questa situazione un ostacolo che impedisce loro di portare a termine il proprio lavoro.

Come fornire assistenza tecnica?

Fornisci ai tuoi dipendenti un elenco di contatti per l’assistenza, compresi l’indirizzo e-mail e il numero di telefono, ecc.

Quali strumenti utilizzare per fornire assistenza tecnica?

Puoi creare un documento (ad esempio in Google Docs) che illustri il processo di assistenza tecnica e garantirne l’accesso a tutti i membri del tuo team. érendi in considerazione la possibilità di investire in un software che permetta ai tuoi dipendenti di accedere all’assistenza 24 ore al giorno.

I dipendenti remoti devono capire quali sono i loro obblighi in materia di sicurezza.

Perché è importante stabilire gli obblighi di sicurezza?

La sicurezza dei tuoi dipendenti deve essere sempre una priorità assoluta. Il personale deve essere consapevole dei pericoli che comporta lavorare da casa e comprendere le politiche di sicurezza dell’azienda.

Come stabilire gli obblighi di sicurezza?

Spiega chiaramente cosa deve essere coperto da parte loro e su quali elementi di sicurezza devono concentrarsi.

Quali strumenti utilizzare per stabilire gli obblighi di sicurezza?

Il geofencing consente di tracciare la posizione del dispositivo di un dipendente e di stabilire dei confini che non possono essere oltrepassati. Tuttavia, questo passo è essenziale solo se la tua azienda detiene dati molto sensibili; in caso contrario, dovresti fidarti del tuo personale: tutto questo ti ripagherà.

Aggiorna regolarmente le app e i dispositivi del tuo team.

Perché è importante effettuare degli aggiornamenti regolari?

Se i tuoi dipendenti remoti non aggiornano i loro dispositivi, possono diventare vulnerabili agli attacchi informatici. Verificate che tutti siano al passo con gli aggiornamenti regolari e che non li trascurino.

Come occuparsi degli aggiornamenti regolari?

Crea un documento che contenga un elenco degli aggiornamenti necessari, in modo che tutti abbiano accesso a queste informazioni.

Quali strumenti aiutano a gestire gli aggiornamenti regolari?

Dovresti considerare di investire in strumenti come Microsoft AutoUpdate (per Windows) o Mac OS X Update (per i dispositivi Apple), che ti permetteranno di aggiornare automaticamente tutti i software dei tuoi dipendenti.

È necessario identificare le aree in cui i dipendenti hanno maggiori probabilità di incorrere in problemi di sicurezza.

Perché è importante identificare i rischi per la sicurezza?

Se si sa dove si trovano i pericoli, si possono adottare misure che contribuiscono a ridurli. Identifica tutte le potenziali minacce prima che diventino un problema.

Come identificare i rischi per la sicurezza?

Considera la possibilità di creare una mappa dei rischi per la sicurezza che delinei le aree in cui i tuoi dipendenti potrebbero incorrere in pericoli.

Quali strumenti utilizzare per identificare i rischi per la sicurezza?

Esistono diversi strumenti per identificare le aree a rischio per la sicurezza, tra cui Geofencing, software di monitoraggio dei social media (come Mediatoolkit) e Google Alerts.

Nel caso in cui qualcosa vada storto, è necessario predisporre un piano di emergenza e rendere più sicuro il proprio spazio di lavoro.

Perché è importante scrivere un piano di emergenza?

In caso di emergenza, i tuoi lavoratori remoti potrebbero farsi prendere dal panico e peggiorare la situazione. Un piano di emergenza può evitare che ciò accada.

Come scrivere un piano di emergenza?

Crea un documento con un elenco di cose da fare che illustri il piano di emergenza passo per passo.

Quali strumenti ti aiutano a scrivere un piano di emergenza?

Quelli che i tuoi dipendenti usano più spesso saranno quelli con cui hanno maggiore familiarità e che probabilmente sapranno gestire più velocemente.

Uno dei maggiori problemi del lavoro a distanza è l’impossibilità di comunicare direttamente con le persone. Poiché i lavoratori a distanza potrebbero trascorrere la maggior parte del loro tempo tra quattro mura, la loro salute mentale è fondamentale.

Perché è importante preoccuparsi del benessere dei propri dipendenti?

Se un dipendente inizia ad avere problemi di salute mentale, può avere un impatto enorme sull’efficienza dell’azienda.

Come aiutare a prendersi cura del benessere dei propri dipendenti?

Che abbia a che fare con il lavoro o meno, assicurati che tutti abbiano accesso all’assistenza in caso di bisogno.

Quali sono gli strumenti che aiutano a prendersi cura del benessere dei propri dipendenti?

È possibile condurre un’indagine anonima tramite Google Forms o SurveyNuts.

Incoraggia i tuoi dipendenti a scambiare quattro chiacchiere con i colleghi, anche per motivi non legati al lavoro. Questo li aiuterà a sentirsi più legati al team e a prevenire il senso di isolamento.

Perché è importante facilitare le chiacchierate occasionali con i colleghi?

Se i tuoi dipendenti iniziano a sentirsi in una boccia per pesci, potrebbe diventare difficile per loro concentrarsi e svolgere il proprio lavoro.

Come facilitare le chat occasionali con i compagni di squadra?

Presta attenzione a tutte le occasioni di incontro “a distanza”, non solo per il lavoro ma anche per festeggiare i compleanni dei dipendenti.

Quali strumenti ti aiutano a facilitare le chat casuali con i compagni di squadra?

Tutti gli strumenti di webinar e messaggistica (LiveWebinar, Zoom, Google Hangout, ecc.) funzionano qui.

È molto più impegnativo imparare una nuova abilità quando si lavora da remoto che in ufficio. Offri ai tuoi dipendenti opzioni alternative e incentivi per apprendere nuove competenze, opportunità per migliorarsi. Permettigli di accedere alla tecnologia che li aiuterà a fare tutte queste cose.

Perché è importante fornire ai tuoi dipendenti una formazione?

Permettere ai tuoi dipendenti di svilupparsi li aiuta a vedere il loro lavoro come una carriera, non solo come un altro lavoro. Incoraggiali a partecipare a webinar o a corsi legati ai loro interessi professionali.

Come offrire ai tuoi dipendenti opzioni di formazione?

Considera la possibilità di offrire diversi tipi di formazione, come video tutorial, webinar o e-book. Potresti anche aiutare i tuoi dipendenti a completare i corsi nel loro tempo libero.

Quali strumenti utilizzare per offrire ai tuoi dipendenti delle opzioni di formazione?

Puoi usare software di videoconferenza come Skype o Zoom per condurre la formazione dal vivo o piattaforme come Lynda.com e Coursera per offrire dei corsi online.