Sistemi di chiamata automatica

Le aziende possono utilizzare un servizio di chiamata automatica per inviare un messaggio vocale preregistrato a migliaia di contatti e potenziali clienti a scopo di qualificazione o di vendita. Possono anche inviare un promemoria per un evento o un messaggio di emergenza all’intero elenco di contatti, compresi i membri del team.

Inoltre, i sistemi telefonici automatizzati aiutano le aziende a trasmettere messaggi di segreteria pertinenti alle chiamate di assistenza clienti.

Come funziona un sistema di chiamata automatica?

Un sistema di chiamata automatica funziona sia come sistema di chiamata in entrata che come sistema di gestione automatica delle chiamate in uscita.

I sistemi di chiamata inbound consentono di registrare un messaggio audio unico per i vari punti critici dei clienti, in modo che ogni chiamante possa scegliere tra le opzioni del menu e risolvere un problema specifico. Se un particolare messaggio non risolve il problema, possono scegliere di indirizzare le chiamate agli agenti disponibili. Inoltre, alcuni sistemi offrono un’opzione di richiamata automatica, che consente ai clienti di richiedere una chiamata di ritorno da parte di un agente in un momento successivo.

Inoltre, è possibile utilizzare questi sistemi di dialer automatico per le chiamate per inviare un messaggio preregistrato a chiunque sia presente nel tuo elenco di contatti senza che i tuoi agenti lo chiamino.

Ecco come funzionano i sistemi di menu telefonici automatici:

• Riproducono un messaggio registrato quando un cliente chiama il numero locale o il numero verde di un’azienda.
• Il cliente può scegliere un’opzione di menu adatta, selezionando il numero corrispondente per risolvere il problema o ottenere il supporto di un agente in carne e ossa.

• Alcuni includono i sistemi di risposta vocale interattiva che consentono ai clienti di esprimere il problema a voce invece di premere un pulsante.

• Le chiamate in uscita funzionano al contrario. Il sistema di messaggistica automatica effettua una chiamata e riproduce un messaggio registrato o mette in contatto il chiamante con un agente non appena rileva una voce. Altrimenti, utilizza la funzionalità “Lascia automaticamente un messaggio nella casella vocale”.

Questi sistemi di menu telefonici personalizzati supportano varie integrazioni di terze parti. Ad esempio, è possibile integrare il sistema con un software CRM (Customer Relationship Management) per segmentare, assegnare un punteggio e tracciare i contatti.

Quali sono le funzionalità dei sistemi di chiamata automatica?

Le funzionalità più importanti dei sistemi di chiamata automatica includono:

• ID chiamante personalizzabile – Dopo aver verificato un numero di telefono valido, puoi personalizzare l’ID chiamante in modo che i tuoi clienti sappiano chi li sta chiamando.

• Saluto aziendale personalizzato – Puoi accogliere ogni chiamante con un messaggio personalizzato.

• Trasmissione massiva di messaggi vocali – Questi sistemi di composizione senza agente consentono agli imprenditori di effettuare chiamate simultanee a un intero elenco di contatti.

• Programmazione delle chiamate – Le aziende possono impostare una data e un’ora specifiche per ogni chiamata in uscita.

• Rilevamento della segreteria telefonica – Se una segreteria telefonica o un servizio di segreteria telefonica risponde a una chiamata, un sistema di chiamata automatica riprodurrà il messaggio dopo il segnale acustico.

• Voicemail-to-text – Il sistema può inviare un testo se il chiamante non dispone di un’opzione di segreteria telefonica.

• Servizi di segreteria telefonica automatizzata – è possibile registrare dei messaggi per rispondere ai problemi più comuni dei clienti.

• Regole di instradamento personalizzabili – Puoi instradare le chiamate in base ai dati del CRM o dell’help desk, per ottenere una distribuzione automatizzata dei contatti e fornire un’assistenza continua ai clienti. Puoi impostare un instradamento basato sulle competenze, in base ai punteggi degli agenti, o un instradamento basato sul tempo, in base alle loro ore di lavoro.

• Analytics in tempo reale – Una dashboard live con funzionalità di monitoraggio e reportistica in tempo reale può fornire informazioni sui tempi di risposta medi, sulle prestazioni degli agenti e su molto altro ancora.

• Funzionalità avanzate – La maggior parte dei sistemi offre diverse funzionalità avanzate, come la registrazione delle chiamate, le videoconferenze, la registrazione e la trascrizione delle riunioni, la richiamata automatica, la trascrizione della segreteria telefonica, i trasferimenti di chiamata, i sondaggi e le indagini.

Cosa evitare quando si utilizzano i sistemi di chiamata automatica?

Un menu scadente è una delle cose peggiori che un sistema di chiamata automatica possa avere. Può trasformare ogni chiamante in un cliente arrabbiato e spingerlo a passare a un altro servizio.

Il menu deve essere conciso e offrire opzioni che si adattino a varie situazioni. Evita i saluti troppo lunghi, opzioni sbagliate e troppe scelte che potrebbero confondere i clienti.

Anche la musica ovattata e un’interfaccia utente poco intuitiva possono rovinare l’esperienza dell’utente. I chiamanti non devono fare i salti mortali per ottenere l’assistenza necessaria, né devono ascoltare la stessa canzone a ripetizione mentre sono in attesa. Se decidi di mettere la musica, lascia che i chiamanti scelgano i loro brani preferiti per migliorare la loro soddisfazione.

Quali sono i vantaggi dell’utilizzo di sistemi di chiamata automatizzati?

Se utilizzi un sistema di chiamata automatica, godrai di questi vantaggi:

• Efficienza in termini di tempo – Le chiamate automatiche a un lungo elenco di numeri di telefono possono far risparmiare tempo prezioso, aumentando l’efficienza e la produttività dei tuoi agenti.

• Risparmio sui costi – Grazie alle chiamate illimitate e ai prezzi convenienti, puoi risparmiare sulle chiamate in uscita e servire clienti in tutto il mondo. La risposta automatica riduce i tempi di reperibilità dei tuoi agenti, riducendo ulteriormente i tuoi costi.

• Riduzione dei tempi di risposta – Un messaggio preregistrato pertinente può rispondere rapidamente alle domande dei clienti.

• Soddisfazione del cliente – Ogni cliente può trasferire la chiamata a un agente in carne e ossa per risolvere i problemi più complessi.

• Lead nurturing – L’ACD telefonico ti permette di seguire i lead senza interruzioni e di aumentare i tassi di conversione e le vendite. Puoi generare un rapporto dettagliato su ogni chiamata e integrare il sistema con applicazioni di terze parti come CRM o software di help desk.

   

• Migliore comunicazione e collaborazione del team – Molti sistemi offrono funzionalità di messaggistica di gruppo e di chiamata interna per semplificare la comunicazione e la collaborazione. La maggior parte offre un’archiviazione illimitata per le registrazioni delle chiamate, i messaggi e i documenti condivisi.

Quanto costano i sistemi di chiamata automatica?

I sistemi di chiamata automatica sono soluzioni economiche che non richiedono l’installazione di hardware o software.

A seconda del provider, è possibile ottenere un piano di base a partire da circa $20 per utente al mese, ma con funzionalità limitate. Alcuni fornitori fanno pagare quasi $200 per utente/mese per un piano avanzato. Alcuni addebitano una tariffa mensile per i minuti, mentre altri forniscono minuti e messaggi illimitati.

Se scegli un piano tariffario annuale, puoi ottenere uno sconto sui prezzi annuali. È inoltre possibile ottenere uno sconto sul volume per molti account utente aggiuntivi.

LiveAgent potrebbe essere l’opzione più conveniente. A partire da €49/agente/mese e con oltre 180 funzionalità, è il piano più conveniente in circolazione.

Si tratta di un piano premium, tutto incluso, che si paga a consumo, quindi non ci sono opzioni di piano annuale. Non richiede alcun contratto o costo di installazione, e si può aggiornare o cancellare in qualsiasi momento e ottenere una prova gratuita di 30 giorni (senza carta di credito) per scoprire le funzionalità.