Gestione dei contenuti vs gestione delle conoscenze

La moderna era digitale ci spinge a comprendere l’importanza di sfruttare il potere delle informazioni. Nel contesto della gestione di dati preziosi, i termini gestione dei contenuti e gestione della conoscenza ricorrono spesso. Questo articolo si propone di fare luce sulle loro principali differenze e sui modi in cui si intrecciano per favorire la crescita aziendale.

Cos’è la gestione dei contenuti?

La gestione dei contenuti, spesso indicata come CM, è un insieme di processi che supportano la raccolta, la gestione e la pubblicazione di informazioni in qualsiasi forma o mezzo. Negli ultimi anni, la gestione dei contenuti è stata associata prevalentemente ai contenuti digitali, come i post dei blog su vari siti web e i contenuti sulle piattaforme dei social media.

La moderna era digitale ci spinge a comprendere l’importanza di sfruttare il potere delle informazioni. Nel contesto della gestione di dati preziosi, i termini gestione dei contenuti e gestione della conoscenza ricorrono spesso. Questo articolo si propone di fare luce sulle loro principali differenze e sui modi in cui si intrecciano per favorire la crescita aziendale.

La gestione dei contenuti può essere uno strumento prezioso per chiunque debba gestire una grande quantità di informazioni, siano esse testi, immagini, video o altre forme di dati.

Cos’è la gestione delle conoscenze?

La gestione della conoscenza, altrimenti nota come KM, è un approccio più olistico che coinvolge la creazione, la condivisione, l’uso e la gestione della conoscenza all’interno di un’organizzazione. Non si tratta solo di gestire i contenuti, ma anche di sfruttarli per migliorare l’efficienza, la produttività dei dipendenti e il processo decisionale.

La gestione della conoscenza è un processo aziendale integrale per le organizzazioni che vogliono sfruttare al meglio le proprie competenze collettive. Ciò include le aziende, ma si estende anche alle agenzie governative, agli istituti di ricerca e ad altre organizzazioni con un approccio incentrato sulla conoscenza.

Confronto della gestione dei contenuti vs. gestione delle conoscenze

Anche se la gestione dei contenuti e la gestione della conoscenza possono sembrare simili, hanno scopi diversi e svolgono ruoli unici in un’organizzazione. Comprendere le loro principali differenze è fondamentale per le aziende che vogliono gestire le informazioni in modo efficace e sfruttarle per promuovere la crescita e l’innovazione.

1. Obiettivo e finalità

Come abbiamo già detto, la responsabilità principale della gestione dei contenuti è la creazione, l’organizzazione e la pubblicazione dei contenuti digitali. Il suo scopo è quello di semplificare i processi di creazione dei contenuti, garantendo coerenza e accessibilità su diverse piattaforme.

Il quadro di gestione delle conoscenze, invece, si concentra sulla cattura, l’organizzazione e la condivisione delle conoscenze all’interno di un’organizzazione utilizzando software di gestione delle conoscenze e basi di conoscenza interne ed esterne.

I contenuti che spesso si trovano nella base di conoscenza di un’azienda e in altri archivi di gestione delle conoscenze contengono guide alle procedure, registri di problemi risolti dai clienti e guide tecniche complete. La gestione delle conoscenze mira a potenziare la collaborazione, a migliorare il processo decisionale e a promuovere l’innovazione sfruttando le competenze collettive interne.

2. Ambito di applicazione delle informazioni

La gestione dei contenuti, compresi testi, immagini, video e altri media, si occupa di contenuti strutturati e non strutturati. Si concentra sulla gestione dei contenuti durante tutto il loro ciclo di vita, dalla creazione all’archiviazione, utilizzando gli strumenti essenziali del servizio clienti dei social media.

La gestione della conoscenza comprende una gamma più ampia di informazioni, tra cui la conoscenza esplicita (come i documenti e i database) e la conoscenza implicita (come l’esperienza). Il suo scopo è quello di catturare e distribuire entrambi i tipi di conoscenza a beneficio dell’organizzazione nel suo complesso.

3. Struttura dell’informazione

I sistemi di gestione dei contenuti organizzano i contenuti in base a tassonomie, categorie o tag predefiniti. Assicurano che i contenuti siano facilmente ricercabili e accessibili agli utenti.

Le funzionalità dei software di gestione delle conoscenze si concentrano sull’acquisizione e sulla strutturazione della conoscenza collettiva per riflettere il suo contesto e le sue relazioni. Utilizzano tecniche come i grafi della conoscenza, le ontologie e le reti semantiche per facilitare il recupero della conoscenza da un’unica piattaforma.

4. Ruoli e contributi degli utenti

La gestione dei contenuti coinvolge ruoli quali i creatori di contenuti, i redattori e gli editori. Ognuno di questi ruoli contribuisce alla creazione e alla manutenzione dei contenuti. Nel frattempo, gli utenti sono i principali fruitori dei contenuti.

Al contrario, la gestione della conoscenza considera ogni membro di un’organizzazione come una risorsa con conoscenze da apportare. Questo approccio incoraggia la partecipazione attiva di tutti i dipendenti, indipendentemente dal loro ruolo specifico. Il processo di gestione della conoscenza enfatizza la condivisione delle conoscenze, la collaborazione e l’apprendimento collettivo.

5. Flusso di lavoro e collaborazione

I sistemi di gestione dei contenuti aziendali spesso includono funzionalità di flusso di lavoro per facilitare i processi di creazione, revisione e approvazione dei contenuti. La collaborazione è in genere limitata alla creazione e alla modifica dei contenuti.

D’altra parte, i sistemi di gestione della conoscenza danno priorità alla collaborazione e promuovono una cultura di condivisione e diffusione della conoscenza. Forniscono strumenti per l’authoring collaborativo, forum di discussione e social network per incoraggiare la partecipazione attiva.

6. Contestualizzazione e rilevanza

Quando si parla di gestione dei contenuti, ci si concentra sulla fornitura di contenuti pertinenti agli utenti in base a criteri predefiniti, come le query di ricerca o le preferenze dell’utente. L’obiettivo è fornire ai potenziali clienti esperienze personalizzate e ottimizzare la distribuzione dei contenuti.

La gestione della conoscenza garantisce che le informazioni contenute nelle basi di conoscenza interne siano pertinenti e applicabili a situazioni specifiche. Sfrutta l’esperienza della vita reale per fornire guide su come fare e altri contenuti utili per l’intera organizzazione.

7. Valore e apprendimento a lungo termine

La gestione dei contenuti si concentra principalmente sulla fornitura di informazioni agli utenti nel presente. Anche se i contenuti possono essere archiviati, il loro valore a lungo termine è spesso limitato alla consultazione cronologica.

I sistemi di gestione della conoscenza, invece, mirano a catturare e conservare le conoscenze aziendali, garantendone il valore a lungo termine. Facilitano l’apprendimento continuo, consentendo ai dipendenti di basarsi sulle conoscenze esistenti e di evitare di reinventare la ruota.

8. Strumenti applicabili

Quando si parla di gestione dei contenuti, vengono in mente strumenti come WordPress. Si tratta di uno strumento di punta per la gestione dei contenuti che consente agli utenti di creare, gestire, archiviare e pubblicare contenuti su vari siti web.

D’altra parte, quando si parla di strumenti di gestione della conoscenza, possiamo parlare del builder di basi di conoscenza esterne e interne LiveAgent o anche di Confluence. LiveAgent è una soluzione più robusta e completa, ma entrambi questi sistemi software di gestione della conoscenza facilitano la collaborazione interna, la documentazione e la gestione dei progetti.

Esempi di gestione dei contenuti vs gestione delle conoscenze

Per mettere in pratica la teoria, parliamo di alcuni esempi reali di gestione dei contenuti e della conoscenza che potresti aver già incontrato.

Wikipedia

Wikipedia è un ottimo esempio di gestione della conoscenza e dei contenuti. È una piattaforma collaborativa in cui gli utenti contribuiscono con articoli e contenuti di conoscenza su vari argomenti.

La piattaforma utilizza la gestione dei contenuti per organizzare e categorizzare gli articoli, assicurando che le informazioni siano presentate in modo strutturato e accessibile.

Adobe

Adobe offre software creativo e soluzioni di marketing. Utilizza la gestione della conoscenza per consentire la collaborazione tra i dipendenti a livello globale, condividendo competenze e intuizioni.

La gestione dei contenuti è essenziale anche per le piattaforme di marketing di Adobe, che gestiscono e distribuiscono i contenuti ai vari canali, garantendo una messaggistica e una rappresentazione del marchio coerenti. Di seguito è riportato un confronto tra la pagina di gestione dei contenuti e quella di gestione delle conoscenze.

Hai bisogno della gestione dei contenuti o della gestione della conoscenza?

Idealmente, un’azienda in crescita dovrebbe utilizzare entrambi. Nel panorama odierno, la creazione, l’organizzazione, l’archiviazione e la distribuzione delle informazioni sono diventate una sorta di forma d’arte. Di conseguenza, la maggior parte delle aziende trae vantaggio dalla presenza di una strategia affidabile di gestione dei contenuti e della conoscenza. Ecco alcuni motivi per cui è così:

La gestione dei contenuti può portarti:

• Flusso di informazioni semplificato: Sia i sistemi di gestione dei contenuti che quelli di gestione delle conoscenze assicurano un flusso regolare di informazioni all’interno dell’organizzazione. Ciò contribuisce a ridurre la ripetitività e a migliorare l’efficienza.

• Miglioramento della collaborazione: Questi sistemi promuovono la collaborazione tra i dipendenti fornendo una piattaforma per condividere e accedere facilmente alle informazioni.

• Messaggistica coerente: La gestione dei contenuti assicura che la messaggistica dell’azienda sia coerente su tutte le piattaforme, il che è fondamentale per mantenere l’identità del marchio.

• Convenienza economica: Contribuiscono a ridurre i costi operativi automatizzando varie attività legate alla creazione, alla distribuzione e all’archiviazione dei contenuti.

• Conformità alle normative: I sistemi di gestione dei contenuti aiutano a mantenere registri e documenti secondo i requisiti normativi, riducendo il rischio di non conformità.

• Soddisfazione dei clienti: Fornendo informazioni accurate e tempestive, questi sistemi contribuiscono a migliorare il servizio e la soddisfazione dei clienti.

• Scalabilità: Entrambi i sistemi sono scalabili e possono crescere con l’azienda, assicurando che le esigenze di gestione delle informazioni siano sempre soddisfatte.

La gestione delle conoscenze può portarti:

• Miglioramento del processo decisionale: Forniscono informazioni accurate, aggiornate e complete, che aiutano a prendere decisioni consapevoli.

• Conservazione della conoscenza: La gestione della conoscenza aiuta a conservare le preziose conoscenze dei dipendenti, che potrebbero andare perse quando lasciano l’organizzazione.

• Aumento della produttività: Grazie alla facilità di accesso alle informazioni e alla riduzione dei tempi di ricerca dei dati, questi sistemi aumentano la produttività complessiva.

• Vantaggio competitivo: La gestione della conoscenza aiuta a ottenere un vantaggio competitivo sfruttando le conoscenze e le competenze collettive dell’organizzazione.

• Innovazione: La gestione della conoscenza promuove l’innovazione incoraggiando la condivisione di idee e best practice all’interno dell’organizzazione.

• Gestione dei rischi: Aiutano a identificare e gestire i rischi fornendo una visione completa delle conoscenze e dei contenuti dell’organizzazione.

Quali sono i tipi di sistemi di gestione dei contenuti e delle conoscenze?

Ecco i diversi tipi di sistemi di gestione dei contenuti e delle conoscenze:

Sistemi di gestione dei contenuti:

Sistema di gestione dei contenuti web (WCMS): questi sistemi sono utilizzati per gestire e pubblicare contenuti sui siti web. Consentono agli utenti di creare, modificare, organizzare e pubblicare contenuti digitali senza richiedere competenze tecniche. Gli esempi più diffusi sono WordPress, Joomla e Drupal.

Sistema di gestione dei contenuti aziendali (ECM): questi sistemi sono progettati per gestire le informazioni non strutturate di un’organizzazione, compresi documenti, immagini, video e altre risorse digitali. Alcuni esempi sono SharePoint, OpenText Content Suite e Documentum.

Sistema di gestione dei documenti (DMS): questo tipo di gestione dei contenuti si concentra specificamente sulla gestione dei documenti durante il loro ciclo di vita. Alcuni esempi significativi sono M-Files, Alfresco e LogicalDOC.

Sistema di gestione delle risorse digitali (DAM): I sistemi DAM vengono utilizzati per archiviare, organizzare e gestire risorse digitali come immagini, video, file audio e altri media. Forniscono strumenti per la gestione dei metadati, l’etichettatura degli asset e un facile recupero. I più comuni sono Widen Collective, Bynder e Adobe Experience Manager Assets.

Sistema di gestione dell’apprendimento (LMS): sebbene siano utilizzate principalmente per l’e-learning e la formazione, queste piattaforme gestiscono e distribuiscono anche contenuti. Si possono riconoscere strumenti LMS come Moodle, Canvas e Blackboard.

Sistemi di gestione delle conoscenze:

Sistema di gestione delle conoscenze aziendali: Questi sistemi si concentrano sulla raccolta, l’organizzazione e la condivisione delle conoscenze all’interno di un’organizzazione. Includono funzionalità come la condivisione di documenti, elenchi di esperti, forum di discussione e archivi di best practice. Alcuni esempi reali sono Confluence, IBM Watson Knowledge Center e Bloomfir.

Sistema di gestione collaborativa delle conoscenze: Questi sistemi enfatizzano la collaborazione e la condivisione delle informazioni tra i membri del team. Spesso includono funzionalità come wiki, blog, forum di discussione e strumenti di collaborazione in tempo reale. Le soluzioni software più note sono LiveAgent, MediaWiki e Tiki Wiki.

Sistema di localizzazione delle competenze: Questi strumenti di gestione della conoscenza aiutano gli utenti a trovare gli esperti all’interno di un’organizzazione in base alle loro competenze, aree di conoscenza ed esperienza. Aiutano a mettere in contatto le persone che hanno bisogno di informazioni con quelle che possiedono le competenze necessarie. Esempi reali di strumenti di gestione della conoscenza con localizzazione delle competenze sono Swoop, Talla e ProFinda.

Sistema di curatela dei contenuti: Questo tipo di KMS aiuta a selezionare, organizzare e presentare le informazioni rilevanti provenienti da varie fonti. È particolarmente utile per creare basi di conoscenza, newsletter o librerie di risorse. Si possono riconoscere sistemi di content curation come Scoop.it, Flipboard e Pearltrees.

Sistema di gestione semantica della conoscenza: Questi sistemi utilizzano le tecnologie semantiche per acquisire e organizzare la conoscenza in base alle relazioni tra i concetti. Migliorano l’accuratezza della ricerca e consentono una migliore comprensione contestuale delle informazioni. Esempi significativi sono PoolParty Semantic Suite, TopQuadrant e Synaptica.

Sistema di ragionamento basato sui casi: Questo tipo di KMS memorizza e recupera le soluzioni a problemi o casi passati. Aiuta gli utenti a trovare soluzioni pertinenti abbinando i problemi attuali a casi simili del passato. Tra gli strumenti di questa categoria vi sono Coveo, IntraFind e Primedius.

Sistema di gestione dell’innovazione: Questi sistemi promuovono la condivisione di idee, la collaborazione e l’innovazione all’interno di un’organizzazione. Spesso includono strumenti per raccogliere le idee, valutarle e implementare quelle più promettenti. Gli strumenti di gestione dell’innovazione spesso utilizzati sono Spigit, IdeaScale e Brightidea.

Ricordati che queste categorie possono sovrapporsi e che alcuni sistemi possono includere funzionalità di più tipi.

Questi sistemi possono integrarsi tra loro?

Per rispondere semplicemente alla domanda, sì, è possibile. Integrando i due sistemi, è possibile creare una soluzione più completa ed efficace per la gestione dei contenuti e delle conoscenze all’interno dell’organizzazione. Per ottenere questa integrazione, è necessario scegliere sistemi compatibili e fornire API o altri mezzi di connessione e comunicazione tra i due sistemi.

Le aziende hanno bisogno di sistemi di gestione dei contenuti e delle conoscenze?

Un’altra risposta diretta è sì. In molti casi, le aziende scoprono che l’integrazione di entrambi i sistemi può migliorare la loro strategia complessiva di gestione delle informazioni. Sebbene dipenda dalle dimensioni dell’organizzazione e dalla natura delle operazioni, la combinazione della strategia di gestione dei contenuti e di gestione della conoscenza crea un approccio più olistico alla gestione dei dati aziendali.