Recensione del software di gestione delle email di Zendesk

Key takeaways

Come iniziare ad utilizzare le funzionalità del software di gestione delle email Zendesk

Zendesk offre una versione di prova gratuita che consente di accedere a tutte le funzionalità necessarie del software di gestione delle email. Il processo di registrazione richiede la conferma della registrazione di prova tramite un link via e-mail. Dopodiché, puoi specificare la tua esperienza di prova e selezionare il numero di utenti di cui hai bisogno, nonché gli strumenti su cui vuoi concentrarti. Puoi saltare questa sezione, ma ti consiglio di completarla perché può fare la differenza all’inizio del tuo utilizzo.

Una volta terminata la configurazione, puoi iniziare a esplorare l’interfaccia di Zendesk. Quando accedi a Zendesk per la prima volta, la schermata principale offre una selezione di guide che ti aiutano a familiarizzare con il ricco set di funzionalità. Le guide mostrano come utilizzare ogni funzionalità e come configurarla. Puoi seguire un tutorial per impostare il tuo sistema di ticketing, che è una parte importante della funzionalità di gestione delle e-mail di Zendesk. Poiché ho già una certa familiarità con Zendesk, ho deciso di saltarlo per ora e di procedere in modo naturale.

Zendesk crea un indirizzo e-mail dedicato, ma è sempre possibile aggiungere altri account e-mail al sistema. Puoi accedere all’Admin Center facendo clic sull’icona a forma di ruota dentata nel menu di sinistra, che ti porterà alle impostazioni. Accedi alla sezione Canali e troverai le impostazioni della posta elettronica.

Puoi creare altri indirizzi Zendesk o collegare account e-mail esterni. Da notare che Zendesk aggiunge anche l’indirizzo e-mail utilizzato durante la registrazione. Questa sezione consente anche di personalizzare le impostazioni della posta elettronica per migliorare l’esperienza dell’utente.

Zendesk richiede di impostare l’email forwarding dall’account di posta elettronica esistente se non si utilizza Gmail. Questa sezione della configurazione offre istruzioni passo-passo su come farlo, ma le informazioni sono molto generiche e la cosa migliore è cercare altrove una guida specifica per il proprio account di posta elettronica. Questa procedura, tuttavia, non dovrebbe essere difficile nella maggior parte dei casi e dovrebbe essere completata rapidamente, a meno che non si stia utilizzando un servizio di posta elettronica obsoleto.

Una volta aggiunti i tuoi indirizzi e-mail e impostato l’inoltro, dovresti essere a posto. Non ho giocato con le impostazioni dei ticket o delle e-mail, perché non lo ritenevo necessario, ma puoi farlo in qualsiasi momento. Prima di passare ai test, diamo un’occhiata alle funzionalità di gestione della posta elettronica presenti in Zendesk.

Funzionalità di gestione delle email di Zendesk

Zendesk offre una quantità impressionante di funzionalità per vari casi d’uso; molte di queste si applicano anche alla gestione delle e-mail. Puoi gestire e-mail con un numero illimitato di indirizzi e utilizzare moduli di contatto in qualsiasi piano di abbonamento. Tutti i limiti di dimensione dei file allegati ai ticket sono fissati a 50 MB. Uno dei piani offre funzionalità di archiviazione automatica delle e-mail. Inoltre, puoi utilizzare i bot di risposta per gestire determinati compiti e creare nuovi flussi di lavoro.

Zendesk offre anche un’interfaccia completamente tradotta e funzionalità avanzate di gestione dei contatti. Puoi utilizzare valutazioni della soddisfazione dei clienti e sondaggi di follow-up. Le funzionalità di gestione delle e-mail includono anche la condivisione e l’inoltro dei ticket tra più account, campi condizionali per i ticket e moduli multipli per i ticket. La casella di posta è ibrida, il che significa che puoi utilizzare anche altri canali oltre all’e-mail e vedere tutti i messaggi in un unico posto. Zendesk fornisce risposte predefinite, oltre a regole aziendali e report personalizzati.

Funzionalità del software di gestione delle e-mail Zendesk

Lavorare con Zendesk è intuitivo e facile. Ho inviato un paio di e-mail di prova per testare le prestazioni del sistema. Tutte le e-mail sono arrivate abbastanza rapidamente e non ci sono stati lunghi periodi di attesa. Inoltre, Zendesk invia immediatamente una risposta automatica al mittente, informandolo che il messaggio di posta elettronica è stato ricevuto. Tuttavia, Zendesk non sembra inviare alcun tipo di notifica che informi l’utente dei nuovi messaggi. L’unico modo in cui sono riuscito a scoprire i nuovi messaggi è stato visitando il sistema di ticketing.

Zendesk dispone di una funzionalità di scheda ticket, che consente di passare rapidamente da una conversazione aperta all’altra senza doverla cercare nella posta in arrivo. Si tratta di una funzionalità piuttosto interessante che, sebbene possa sembrare standard, non è sempre presente in altri software di gestione della posta elettronica. Dopo aver aperto un ticket, l’interfaccia è piuttosto standard, e lo dico come una cosa positiva. Ci siamo abituati a un certo layout di posta elettronica, quindi potrebbe essere molto controproducente cambiarlo solo per aggiungere un fattore wow. Zendesk ha fatto un ottimo lavoro con l’interfaccia.

Il campo di risposta potrebbe essere troppo piccolo per le e-mail più lunghe, ma si estende quando il messaggio raggiunge una certa lunghezza, quindi la sua funzionalità è buona. Zendesk offre diverse funzionalità all’interno dell’interfaccia, che consentono di modificare facilmente lo stato delle e-mail e dei ticket, di annotare i dati dei clienti o di lasciare note per altri utenti, di aggiungere allegati alle e-mail o di applicare risposte predefinite alle comunicazioni via e-mail.

La sezione di Posta in arrivo consente di eseguire azioni in blocco. Puoi unire le e-mail selezionate in un unico ticket, il che è molto utile se hai più e-mail da un contatto con lo stesso argomento. Puoi anche aggiornare i ticket in blocco tramite l’opzione di modifica. Questa funzionalità consente di aggiungere dei tag in blocco, modificare le priorità, i tipi di e-mail e di fare altro ancora. Le altre due opzioni comprendono l’eliminazione delle e-mail e la marcatura come messaggi SPAM. Un’altra funzionalità degna di nota è il filtro, che facilita l’ordinamento della posta in arrivo in base a criteri predefiniti.

Nel complesso, Zendesk offre funzionalità di gestione della posta elettronica piuttosto buone e può essere un ottimo software di gestione della posta elettronica. Le funzionalità non sono eccessive e sono facili da utilizzare, sia che tu sia un principiante o un utente esperto. La ricezione e la risposta alle e-mail funzionano senza bug o altre difficoltà che potrebbero bloccare il flusso di lavoro.

Prezzi delle funzionalità di gestione delle e-mail di Zendesk

Zendesk è una delle soluzioni che offre numerose opzioni di prezzo. Si differenziano per le funzionalità e ognuna di esse è adatta a un caso d’uso diverso. Poiché in questa recensione ci occupiamo solo delle funzionalità di gestione delle e-mail di Zendesk, ti presenterò i piani che includono questa funzionalità.

Support Team

Questo piano costa $19 al mese per agente. Offre un sistema di ticketing che può essere utilizzato per la gestione delle e-mail, e si possono anche collegare altri canali di comunicazione, come i social media. Avrai tutte le funzionalità di gestione delle e-mail menzionate in precedenza in questa recensione, oltre all’accesso alle regole aziendali, ai dettagli e alla cronologia dei clienti, all’instradamento in base allo stato e alla capacità dell’agente e all’accesso alle integrazioni e alle applicazioni.

Support Professional

Il piano Support Professional costa $49 al mese per agente. Offre tutte le funzionalità del piano precedente, oltre ad aggiunte come l’instradamento basato sulle competenze, gli orari di lavoro, i sondaggi sulla soddisfazione dei clienti e altro ancora.

Support Enterprise

Questo piano è il più costoso tra le opzioni del piano di assistenza. Costa $99 al mese per agente. Offre l’accesso a tutte le funzionalità dei due piani precedenti e aggiunge ruoli e autorizzazioni personalizzate per il team, spazi di lavoro personalizzabili, archiviazione dei dati di terze parti, un ambiente di test sandbox e molto altro ancora.

Conclusione

Zendesk è un’ottima opzione per le tue esigenze di gestione della posta elettronica, in quanto si comporta molto bene come software per la gestione della posta elettronica. Le funzionalità sono sufficienti e facili da usare per qualsiasi caso d’uso. Non avrai problemi a navigare nell’interfaccia per la maggior parte del tempo. Tuttavia, Zendesk può diventare piuttosto costoso se decidi di acquistare uno dei piani più estesi. Quindi, se sei alla ricerca di una soluzione di gestione della posta elettronica più economica senza compromettere le funzionalità e l’usabilità, potresti voler prendere in considerazione un’altra alternativa a Zendesk.