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L’email rimane ancora uno dei principali canali di servizio clienti per un numero enorme di consumatori. Non tutte le aziende, tuttavia, si impegnano molto per fornire risposte rapide e professionali, in effetti, alcune non rispondono affatto. Il sondaggio di SuperOffice ha rilevato che il 62% delle aziende non risponde alle e-mail del servizio clienti, il 90% non informa il cliente che un’e-mail è stata ricevuta, mentre il 97% non segue per vedere se i clienti sono soddisfatti della risposta.
Sebbene sia quasi impossibile creare a mano ogni singola email a potenziali clienti o clienti attuali, l’utilizzo di modelli di servizio clienti che coprono una varietà di scenari può essere di grande aiuto per i team del servizio clienti, in particolare quelli che devono gestire una quantità enorme di email. Con i modelli come blocco di partenza, i tuoi agenti possono aiutare più clienti in meno tempo e meno stress e garantire che forniscano un servizio coerente. Dall’invio di un’e-mail di ringraziamento a un messaggio di assenza automatico, mantenere la comunicazione con i clienti è sempre vantaggioso.
Vantaggi dell’utilizzo di modelli di e-mail del servizio clienti
Risparmia tempo e migliora l’efficienza degli agenti. L’utilizzo di modelli di assistenza clienti per rispondere ai clienti evita al team di assistenza di dover creare delle risposte individuali, ottimizzando il loro tempo e migliorando l’efficienza.
Riduci il numero di errori umani. Grazie a modelli di risposta alle e-mail del servizio clienti già pronti e testati, puoi eliminare l’errore umano e diminuire il rischio di inviare dei messaggi errati che potrebbero causare la frustrazione dei clienti.
Mantieni un messaggio aziendale coerente. I modelli di e-mail del servizio clienti assicurano che tutti i membri del team di assistenza siano sulla stessa lunghezza d’onda, mentre la voce del tuo marchio rimane presente in ogni interazione con i clienti.
Modelli di posta elettronica comuni per il servizio clienti
Creare la tua libreria di modelli di email di esempio per il servizio clienti può essere impegnativo e richiede molto tempo. Ci sono molte situazioni per le quali è necessario essere preparati. Dai messaggi più lunghi e complessi, come ad esempio le email di scuse a i promemoria per il rinnovo, a quelli più brevi e mirati, come quelli per il reset della password. Ecco alcuni modelli di e-mail già testati e basati su 10 diversi scenari che il tuo team di assistenza può utilizzare e adattare a seconda delle necessità quando interagisce con clienti e potenziali clienti.
Modello di email di risposta automatica
Hi [NAME],
Thanks for contacting [COMPANY]!
This automatic reply is just to let you know we received your request and we’ll get back to you with a response as quickly as possible. During [business_hours] we usually reply within a couple of hours, evenings and weekends may take us a little bit longer.
While you wait, you are welcome take a look at our Frequently Asked Questions or browse through our Knowledge base where you can find lots of guidance on [PRODUCT].
Or, if your request is urgent, feel free to give us a call at [number] or start a live chat with our support team. We look forward to getting you back in business!
Regards,
[YOUR SIGNATURE]
Effettuare il check-in con un modello di email del cliente
Hi [NAME],
Hope you’re well and enjoying your product. I’m just checking in to see if you have any questions or need any help. We’ve added quite a few features lately and I know it might be difficult to keep track of all our releases.
As a reminder, here’s a [link] to our Knowledge Base where you can find up-to-date information about our product and company at any time.
Feel free to reach me for any questions, I would be more than happy to assist.
Cheers,[YOUR SIGNATURE]
Modello di email di ringraziamento
Dear [NAME],
Thank you so much for your positive feedback and leaving a review on [website], you put a big smile on our faces! 🙂
Our team is constantly trying to improve our [product/service] and it’s always rewarding to hear kind words from our customers. We love that you love us, and it’s also great to know our [product/service] has helped you achieve your business goals.
Thanks again for being a fantastic customer!
Cheers,
[YOUR SIGNATURE]
Modello di email di risposta del cliente arrabbiato
Dear [NAME],
I am so sorry to hear that you’ve had such a poor experience that you no longer want to work with us. Satisfying our customers has always been a number one priority for us and I’m sorry we couldn’t meet your requirements.
As much as we hate to see you go, I completely understand how upset you must feel and I fully respect your decision. I apologize once again for any trouble we may have caused you.
Let me know if you have any more questions, comments, or further feedback. And should you change your mind, I’ll be here to help you in any way I can.
Best of luck!
[YOUR SIGNATURE]
Modello di email di risposta del cliente felice
Hi [NAME],
We’re so happy to hear you are pleased with [PRODUCT/ SERVICE]. At [COMPANY], we always strive to deliver the best customer experience, and it makes our day to know we have accomplished that.
We would be grateful if you would leave a review on our Facebook page as your insights could help our prospects learn more about us.
Thanks again and let us know if there’s anything we can do for you in the future!
Sincerely,
[YOUR SIGNATURE]
Modello di email di risposta al reclamo del cliente
[NAME],
I’m so sorry to learn that you were on hold with our customer service department for almost 30 minutes. I completely understand how frustrating this must have been for you. That should never have happened as we value our customers’ time. I’ve passed this message on to the appropriate service rep.
Our tech support team is prioritizing the issue you’re facing with our software, they are working now to make this right. I will immediately notify you as soon as it’s fixed.
I appreciate you making us aware of your negative experience. We strive to ensure customer satisfaction with every interaction, and I apologize for the inconvenience we have caused you.
Meanwhile, please let me know if there is anything else I can do for you.
Regards,
[YOUR SIGNATURE]
[NAME],
I’m so sorry to learn that you were on hold with our customer service department for almost 30 minutes. I completely understand how frustrating this must have been for you. That should never have happened as we value our customers’ time. I’ve passed this message on to the appropriate service rep.
Our tech support team is prioritizing the issue you’re facing with our software, they are working now to make this right. I will immediately notify you as soon as it’s fixed.
I appreciate you making us aware of your negative experience. We strive to ensure customer satisfaction with every interaction, and I apologize for the inconvenience we have caused you.
Meanwhile, please let me know if there is anything else I can do for you.
Regards,
[YOUR SIGNATURE]
Modello di email di risposta ritardata
Hi [NAME],
Thank you for reaching out to [COMPANY}! Your request was received on [date] with Reference Number: [number].
Sorry we haven’t gotten back to you yet. We are currently experiencing a high volume of support requests and appreciate your patience as we work to provide the highest level of support to each customer. Rest assured, one of our agents will follow up with you as soon as possible.
Regards,
[YOUR SIGNATURE]
Modello di email di follow-up
Hey [NAME],
Hope you’re doing great. I wanted to check in with you regarding the issue you had the other day with [describing the issue]. Was it resolved successfully?
If there’s anything we can do to make your experience better, just let us know by replying to this message. I’d be happy to assist you in any case and look forward to hearing from you soon.
Have a great day,[YOUR SIGNATURE]
Modello e-mail di promemoria per il rinnovo
Hi [NAME],
We’d like to thank you for using our product for the past year and hope we’ve made a difference for you.
I noticed that your annual subscription is expiring in two weeks, so I wanted to check in with you about next steps. Are you interested in renewing your subscription? If you’re weighing your options, I’d love to chat further with you to help you come to a decision.
Looking forward to hearing from you.
Regards,
[YOUR SIGNATURE]
Modello email di rimborso
Hi [NAME],
We’ve processed your refund, and you should expect to see the credit appear in your account within 1-3 business days depending on your bank.
I’m sorry to hear you’re not happy with our product, but I completely understand it isn’t for everyone. As any feedback is important to us, could you please give me a little more detail about what exactly you didn’t like?
In the meantime, thank you for your time and for giving us a try. We hope to connect with you again in the near future.
Best,
[YOUR SIGNATURE]
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Frequently Asked Questions
Come puoi migliorare il servizio clienti nella tua azienda?
Il settore del servizio clienti è uno dei più in crescita al mondo. Con l’aiuto di un software per l’assistenza clienti, sarai in grado di tenere traccia di più di una conversazione alla volta e di ottenere più risultati in un giorno.
Come si scrive un'e-mail professionale al servizio clienti?
Quando rispondi a un reclamo di un cliente, assicurati di affrontare il problema in questione e di usare il nome del cliente. Per rispondere in modo appropriato, devi anche usare un tono professionale, pur essendo cordiale ed educato.
Perché dovresti concentrarti su un buon servizio clienti?
Un buon servizio clienti è una parte importante della gestione di un’azienda di successo. Può migliorare la reputazione dell’azienda e aiutare a fidelizzare i clienti.
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